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Wenn Teams digital durchstarten - Die wichtigsten Tools im Überblick

Für die Nutzung von Kommunikationstools spricht vor allem die Vereinfachung von internen Organisationsprozessen. Denn gerade die wachsende Tendenz zum Home Office und flexiblen Arbeitszeiten stellt Unternehmen in der Organisation vor neue Herausforderungen. Darüber hinaus ist der gemeinsame Austausch aber auch für ein kollegiales Klima wichtig. Bei der Vielzahl der angebotenen Software zum Informationsaustausch ist es schwierig, den Überblick zu wahren. Oft lässt sich auf den ersten Blick nicht einordnen, welches Tool für welches Anliegen praktisch ist. Wir haben die uns bekannten Tools daher in zweckmässige Kategorien eingeordnet.

Wenn Teams digital durchstarten - Die wichtigsten Tools im Überblick

Die meisten Kommunikations-Tools basieren auf dem Cloud-System. Das bedeutet, dass die erstellten Dateien oder Chatverläufe nicht auf dem eigenen Server gespeichert werden, sondern der jeweilige Anbieter seinen Speicherplatz zur Verfügung stellt. Der Zugriff wird durch das Internet ermöglicht und bietet den Vorteil, dass mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten können, und man selber Speicherplatz spart. Der Nachteil ist, dass Cloud-Systeme einfacher gehackt werden können als interne Software. Dem kann durch einen zusätzlichen Schutz aber vorgebeugt werden. Denn aufgrund der einfachen und kostengünstigen Nutzung sind Cloud Systeme empfehlenswert.

Online-Tools für die gemeinsame Konzeptarbeit

Kriterien bei der Auswahl eines Projekt-Planung-Tools:

  • Kostenlose Basisversion
  • Kostenlose Tutorials
  • Gutes Verhältnis von Umfang und Nutzen
  • Verwaltung mehrer Nutzerkonten
  • Zuweisung der Zuständigkeit

Gerade bei der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt ist es wichtig, einen regen und dennoch strukturierten Austausch zu pflegen. Die folgenden Online-Softwares eignen sich besonders gut für die gemeinsame Planung.

Asana

Asana wurde von den beiden Facebook-Mitgründern Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein entwickelt, um die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter zu steigern. Ein großer Pluspunkt ist, dass die Bedienung sich intuitiv erschließt und die Nutzung weitestgehend kostenfrei ist. Man kann Projekte anlegen, in Ober- und Unterkapitel einteilen, nach Priorität ordnen, Mitgliedern zuweisen, Screenshots hochladen und ausführlich kommentieren. Sobald ein Projekt erledigt ist, wird es markiert und verschwindet aus der Übersicht der To-Do-Liste ins Archiv.

Planio und Redmine

Zwei weitere beliebte Tool zum Projektmanagement sind Planio und Redmine. Beide Programme stammen von denselben Programmierern. Der Unterschied ist wie so oft eine Kostenfrage. Im wesentlichen bieten beide Programme ähnliche Funktionen wie Asana, allerdings lässt sich bei Planio zusätzlich ein Wissens-Wiki einrichten. Der grundlegende Unterschied zwischen Redmine und Planio ist, dass Planio die kostenpflichtige Version, mit mehr Funktionen und Kundenservice, von Redmine ist. Die Vielfalt von Planio kann allerdings auch erschlagen, und für kleinere Projekte ist Redmine völlig ausreichend.

Tom`s Planner

Tom`s Planner ist besonders für leitende Projektmanager eine große Hilfe und die praktische Online-Version eines herkömmlichen Gantt-Plans. Hier lassen sich die verschiedenen Projektphasen eintragen, ihre Laufzeit sowie aktueller Status bestimmen. Die online Nutzung ist kostenlos und der Projektplaner jederzeit abrufbar — wer den Plan als Excelsheet herunterladen möchte, muss allerdings zahlen.

Online-Tools für die Kommunikation

Kriterien bei der Auswahl eines Unternehmen-Chats:

  • 256-Bit AES-Verschlüsselung (Nachrichten-Verschlüsselung)
  • kostenlose Basisversion
  • kostenlose Chat-Funktion
  • PC und mobile Version

Neben der Projektplanung empfiehlt sich auch ein Chat-System zum Austausch von Informationen. Der klare Vorteile eines Firmen-Chats ist, dass sich niemand aufgrund von räumlicher Distanz vom sozialen Miteinander ausgeschlossen fühlt. Egal, ob jemand im Home Office, auf Geschäftsreise oder im Büro ist - alle können mitreden. Zudem kann die Kommunikation über den Chat, gerade in Großraumbüros, zu einer Senkung des Lärmpegels beisteuern.

HipChat, Glip und Slack

Es gibt viele Anbieter von Chat-Software für Unternehmen, die sich in den Grundfunktionen decken. Hipchat, Glip und Slack sind besonders einfach zu bedienen und sind in ihrer Basis-Version, dem Anlegen von Chats, auch für Unternehmen kostenlos. Bei allen vier Systemen lassen sich beliebig viele Chatrooms zu verschiedenen Themen anlegen. Kostenpflichtig ist meistens die zusätzliche Nutzung der Video-Chat-Funktion.

Online-Tools fürs Unternehmen-Wiki

Kriterien bei der Auswahl eines Unternehmen-Lexikons:

  • Kostenlose Software
  • Übersichtliche Struktur
  • Verwaltung mehrerer Nutzerkonten
  • Admin: Zuweisung von Zugriffsberechtigungen

In jedem Unternehmen ist das Wissen über bestimmte Arbeitsabläufe, Richtlinien, Programme usw. im Arbeitsalltag unabdingbar. Ein Unternehmens-Wiki dient dazu, dieses Wissen zu speichern, zu katalogisieren und den Mitarbeitern zugänglich zu machen. So gewinnen auch Neueinsteiger einen schnellen Überblick.

Google Docs, Notion und Evernote

Bei Google Docs, Notion und Evernote handelt es sich um keine Wikis im klassischen Sinne, sondern um abgespeckte online Versionen von Word. Genau wie bei Word lassen sich themenbasierte Ordner anlegen, in denen man die zugehörigen Dokumente speichern kann. Ein Vorteil ist, dass alle dafür freigegebenen Nutzer auf diese Dokumente zugreifen können und Speicherplatz gespart wird. Im Gegensatz zu Word sind die Gestaltungsmöglichkeiten allerdings sehr begrenzt.

Twiki und Doku-Wiki

Twiki und Doku-Wiki sind Lexikas im klassischen Sinne, so wie man es von Wikipedia kennt, nur auf Unternehmen zugeschnitten. Beide Programme sind kostenlos, da es sich hierbei um Open Source handelt. Die Software für die Programme kann im Internet kostenlos heruntergeladen werden. Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten Programmen sind Twiki und Doku-Wiki nicht cloud-basiert. Stattdessen werden sie auf dem jeweiligen Rechner installiert, verbrauchen damit also Speicherplatz auf der einen Seite, sind auf der anderen Seite, aber nicht so anfällig für Zugriffe von außerhalb.

Optimale Passwort-Sicherung

Bei der Nutzung so vieler verschiedener Tools fallen eine Menge an Zugängen und Passwörtern an. Bei unachtsamen Umgang können hier schnell verheerende Sicherheitslücken entstehen. Der erste Schritt, um ein Passwort sicher zu machen, ist, für die verschiedenen Zugänge verschiedene Kombination aus Ziffern und Zahlen zu überlegen. Natürlich kann man sich diese Fülle an Passwörtern nicht merken, aber wo speichert man sie am besten ab?

Sticky-Password

Sticky Password ist ein kostenloses Programm für das Speichern von Passwörtern, das sich einer großen Nutzerschaft und guten Reputation erfreut. Von den hier genannten Online-Tools bis hin zu den firmeneigenen Mail-Zugängen und Social-Media Kanälen speichert das Programm alle Passwörter in einer verschlüsselten Datei. Das einzige Passwort, das man sich merken muss, ist das Main-Passwort. Zudem verfügt die Sticky-Software über einen Passwort-Generator, der optimal geschützte Zahlen-Ziffern-Kombinationen für den jeweiligen Zugang erstellt. Wie bei den meisten Freeware-Programmen lässt sich auch hier auf einen Premium-Account upgraden. Dieser bietet, neben einer geräteübergreifenden Synchronisation via Wifi und dem Kundensupport, auch die Rettung von Seekühen — denn ein Teil der Einnahmen durch den kostenpflichtigen Service wird zugunsten der trägen und liebenswerten Wasser-Dickhäuter gespendet.