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Knigge für Geschäftsbriefe - Die DIN 5008

Der Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Als Richtlinie für einen gut gestalteten Geschäftsbrief gilt die DIN 5008 - aber was genau besagt diese? Und welche Fehler sollte man bei einem Geschäftsbrief unbedingt vermeiden? Wir verschaffen Ihnen einen Überblick!

Knigge für Geschäftsbriefe - Die DIN 5008

Im digitalen Zeitalter wird auch der traditionelle Geschäftsbrief ganz unkonventionell per E-Mail an die Kunden versendet. Trotz dieser willkommenen Entwicklung der Moderne, sollten Sie die DIN-5008-Norm nicht vergessen. Diese gilt seit 1928 und gibt Richtlinien für die Gestaltung und den Aufbau eines Geschäftsbriefes vor. Wer sie missachtet, läuft Gefahr, in den Verruf der Unseriösität zu geraten. Aber keine Sorge. Sie müssen nicht das 70-seitige Pamphlet lesen, um zu erfahren, wie ein gescheiter Geschäftsbrief aussieht. Wir haben für Sie die wichtigsten Infos zusammengefasst und einen Prototypen erstellt.

Geschäftsbrief nach DIN 5008

Der Aufbau eines seriösen Geschäftsbriefs besteht aus vier Teilen: Briefkopf, Betreffzeile, Anschreiben und Absenderangaben. Der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, was in die verschiedenen Bereiche gehört.

Briefkopf Betreffzeile Textbereich Absenderangaben
Logo / Firmenname Ort / Datum Anrede Firmenname
Absender Betreff Anschreiben Geschäftsführer
Empfänger Grußformel Handelsregister
Ansprechpartner Unterschrift Bankverbindung
Adresse / Kontakt

Neben den oben genannten Angaben sind für die Gestaltung standardisierte Zeilenabstände und Schriftgrößen zu beachten. Um das Ganze für Sie zu visualisieren, haben wir einen Musterbrief erstellt:

Nun wissen Sie, wie ein akkurater Geschäftsbrief theoretisch zu gestalten ist. Falls es Ihnen an den praktischen Word-Kenntnissen mangelt, ist das kein Grund zu verzweifeln: Es gibt unzählige Websites, die kostenlose Word-Vorlagen zum Download anbieten.

Test

Die wichtigsten Punkte zur Gestaltung eines Geschäftsbriefes:

  • Seitenränder: 4,5 cm (oben), 2 cm (rechts), 2,5 cm (unten / links)
  • Schriftgröße: 12px (außer Absenderangaben 10px)
  • Betreffzeile: 2 Zeilen Abstand (oben/unten)
  • Grußformel: 3 Zeilen Abstand zur Unterschrift
  • P.S. und Anhang: 1 Zeile Abstand nach Unterschrift

Formulierung eines Geschäftsbriefes

Für die gute Formulierung eines Geschäftsbriefes gibt es keine konkreten Richtlinien - aber eine Grundstruktur, an der Sie sich orientieren können. Generell sollten Sie immer auf einen präzisen und kundenorientierten Tonus achten, also Füllwörter und Fach-Chinesisch vermeiden. Darüber hinaus sollten Sie immer höflich bleiben und am besten in der Wir-Form schreiben. So verdeutlichen Sie, dass Sie als Repräsentant des Unternehmens agieren und nicht als Privatperson.

Am Anfang eines Anschreibens steht immer die Anrede. Diese lautet in den meisten Fällen „Sehr geehrte Damen/ Sehr geehrte Herren“. Allerdings variiert die Anrede je nach Branche. Gerade in der Medien-Branche wird die formelle Ansprache eher als steif und distanziert empfunden. Hier ist ein lockeres „Liebe Frau/ Lieber Herr“ angesagt. Egal ob lässiges Start-Up oder traditionelle Anwaltskanzlei, bei mehreren Ansprechpartnern gilt immer der Grundsatz: Ladies First.

Nachdem Sie die Anrede bewältigt haben, sollten Sie den ersten Abschnitt dazu nutzen, um Ihr Unternehmen und Ihr Anliegen vorzustellen. Verwenden Sie hierfür nicht mehr als zwei Sätze. Es geht nur darum, dem Adressaten einen ersten Eindruck zu verschaffen. Im folgenden Absatz können Sie dann ruhig ins Detail gehen.

Der letzte Absatz bildet mit der Grußformel zusammen die Verabschiedung. Gerade, wenn Sie auf eine Rückmeldung des Adressaten angewiesen sind, sollten Sie an dieser Stelle eine Rückmeldefrist setzen und Ihre direkte Durchwahl hinterlassen (falls nicht schon im Briefkopf vorhanden). Ansonsten sind wohlwollende Wünsche für eine erfolgreiche Woche, oder ein erholsames Wochenende, üblich. Für die Grußformel gilt das Gleiche wie für die Anrede: Die Branche entscheidet, ob ein „Mit freundlichen Grüßen“ oder ein „Mit lieben Grüßen/ Beste Grüße“ angemessen ist.

Die wichtigsten Punkte zur Formulierung eines Geschäftsbriefes:

  • Generell: keine Füllwörter/ Fach-Chinesisch.
  • Anrede/Grußformel: Frau als erstes ansprechen
  • Anrede/Grußformel: Tonalität der Branche beachten
  • Einleitung: Unternehmen und Anliegen vorstellen
  • Ende: Rückmeldefristen und Durchwahl durchgeben
  • Ende: Wohlwollende Wünsche

Selbst, wenn Sie einen Geschäftsbrief akkurat nach den DIN-Normen gestaltet und formuliert haben, können sich noch Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Wir haben für Sie recherchiert, welche Fehler am häufigsten vorkommen, damit Sie diese vermeiden können.

Checkliste: Diese Fehler sollten Sie beim Geschäftsbrief vermeiden

  • Verkehrter Adressat

    Geht ein Brief an die falsche E-Mail-Adresse, ist das nicht nur peinlich, sondern kann auch sehr pikant werden, wenn dadurch vertrauliche Informationen an Ausstehende gelangen. Daher überprüfen Sie doppelt, ob der Empfänger richtig ausgewählt ist.

  • Unzutreffende Anrede

    Niemand ist besonders erfreut, wenn sein Name falsch geschrieben oder ausgesprochen wird. Noch dünner ist die Haut, wenn die falsche Anrede genutzt wird. Falls sich anhand eines Namens nicht auf das Geschlecht des Ansprechpartners schließen lässt, fragen Sie lieber nach. Die meisten Leute verzeihen offene Unsicherheit leichter als einen direkten Irrtum.

  • Rechtschreibfehler

    Nichts ist peinlicher, als ein Geschäftsbrief mit zu vielen Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Der Empfänger schließt anhand Ihres Geschäftsbriefes nämlich auf die Seriösität - oder im schlechten Fall- auf die Unseriösität Ihres Unternehmens zurück. Daher sollten Sie jeden Brief und jede E-Mail, nochmal gegenlesen, bevor Sie etwas los schicken.

  • Nichtssagende Betreffzeile

    Aus der Betreffzeile eines Geschäftsbriefes oder einer E-Mail sollte das Anliegen sofort ersichtlich werden. Zudem sollte eine Betreffzeile nie über die eine Zeile hinausgehen. Ungenaue oder langwierige Betreffzeilen erwecken sofort einen negativen Eindruck.

  • Irritierende Abkürzungen

    Auf diese sollten Sie generell verzichten, denn sie stören den Lesefluss und können Missverstanden werden. Darüber hinaus wirken zu viele Abkürzungen faul. Nehmen Sie sich die Zeit, Begriffe auszuschreiben.

  • Fehlende Unterschrift

    Bei einem Geschäftsbrief ist eine Unterschrift rechtsbindend. Das bedeutet, sie bindet den Unterzeichner an das Angebot oder die Forderung, die im Geschäftsbrief stehen. Gerade bei Verkaufsangeboten oder Rechnungen sollte die Unterschrift daher nicht fehlen. Darüber hinaus gehört eine Unterschrift auch einfach zur guten Sitte.

  • An oder Zu Händen (z. Hd.)

    Diese zwei Formen, um den direkten Empfänger klar zu machen, sind heute unüblich. Empfänger ist immer die zuerst genannte Person im Adressaten-Teil des Briefkopfes.

Was gilt für die elektronische Signatur?

Auch Geschäftsbriefe werden heute hauptsächlich per E-Mail versendet. Dementsprechend ist die persönliche Unterschrift der elektronischen Signatur gewichen. Zur Erstellung einer elektronischen Signatur gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie sollten auf diese nicht verzichten, wenn Sie wollen, dass Ihre Geschäftsbriefe auch digital rechtsbindend bleiben. Bei wichtigen Anliegen sollten Sie den Geschäftsbrief besser postalisch verschicken und handschriftlich unterzeichnen. Denn im Streitfall sind Sie mit dem Einschreiben und der Originalunterschrift immer auf der sicheren Seite.