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Die Rechnungsvorlage zum Downloaden

Eine Rechnung zu erstellen ist oft garnicht so leicht wie gedacht. Der Aufbau muss stimmen, die Angaben unterliegen speziellen Vorschriften und generell gibt es beim Erstellen eines solchen Dokumentes einiges zu beachten.

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Rechnungsvorlage nach DIN5008
Rechnungsvorlage nach DIN5008

Was genau ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument bzw. ein Geschäftsbrief mit dem Unternehmen eine Lieferung oder erbrachte Dienstleistung abrechnen. Besonders wenn es um die Buchhaltung Ihres Unternehmens geht, ist wichtig, dass alle Rechnungen aufbewahrt sind. Durch sie entsteht für Rechnungsaussteller und Unternehmen ein Zahlungsanspruch sowie eine Forderung gegenüber dem Kunden und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Umsatzsteuer.

Wie ist eine Rechnung aufgebaut?

Rechnungen sind klar strukturiert und enthalten eine Kopfzeile, einen Hauptteil sowie eine Fußzeile. Die Reihenfolge ist wie folgt:

Die Kopfzeile enthält:

1. Den Rechnungsersteller mit Firmenname und Adresse des leistenden Unternehmens - gegebenenfalls die Rechtsform.

2. Den Rechnungsempfänger mit Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung empfängt.

3. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bei steuerpflichtigen Unternehmen oder die Rechnungsnummer bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen. Die Nummer teilt Ihnen das Finanzamt oder das Bundeszentralamt für Steuern zu. Vor allem für Lieferungen ins EU-Ausland ist die Nummer wichtig.

Der Hauptteil enthält:

4. Die Angabe, dass es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.

5. Das Rechnungsdatum

6. Die fortlaufende Rechnungsnummer. Sie dient der Identifizierung der Rechnung und darf nur ein Mal vergeben sein.

7. Das Datum der Leistungserstellung

8. Die Rechnungsposition: Art der Ware oder Leistung aufgeteilt in Menge, netto Einzelpreis, Mehrwertsteuer und netto Gesamtpreis.

9. Der Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach dem Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags und gegebenenfalls Angaben bei Steuerbefreiung sowie Rabatten oder Skonto.

10. Zahlungsfrist bis wann die Rechnung bezahlt sein muss. Falls ein Skonto vereinbart wurde, muss hier zusätzlich ein Hinweis zur Skontofrist stehen.

11. Bei Rechnungen für Bau- oder Ausbauarbeiten an Privatkunden, schreiben Sie am Ende der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht.

In der Fußzeile geben Sie zum Abschluss Ihre vollständigen Firmendaten an

Was gehört außer den Pflichtangaben auf Ihre Rechnung?

Der Kernbereich einer Rechnung umfasst Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Rechnungsnummer sowie Angaben zur erbrachten Leistung, Nettorechnungssumme und Angaben zur Zahlungsfrist. Diese Daten schreiben Sie, unabhängig von der Art der Rechnung, immer auf das Dokument.

Die Rechnung ist auch eine Art und Weise mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Teil Ihres Marketings. Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie außer den Pflichtangaben auf Ihre Rechnung schreiben. Gut macht sich beispielsweise eine freundliche Anrede, ein herzlicher Dank für den Auftrag oder ein Hinweis auf aktuelle Aktionen und Angebote. Mit einer schönen Gestaltung der Rechnung punkten Sie ebenfalls. Am besten lesbar ist ein Text mit Schriftgröße, die mehr als sechs Punkt groß ist, ein Schriftfont ohne Serifen und ein Papier mit Grammatur über 90 Gramm pro Quadratmeter. Wichtig ist bei der Ausstellung des Dokuments, dass Sie es nicht mit Bildern und Farben überladen

Aufbewahrungs- und Verjährungsfrist

Was die Rechnungsausstellung und Verjährungsfrist betrifft, gibt es ebenfalls Vorschriften. Die Ausstellung der Rechnung erfolgt innerhalb eines halben Jahres. Verjährt ist das Dokument nach drei Jahren.

Selbstständige oder Kleinunternehmer geben beim Erstellen der Rechnung keine Umsatzsteuer oder einen Nettobetrag an. Sie sind außerdem verpflichtet eingehende sowie ausgehende Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Welche Möglichkeiten haben Sie eine Rechnung zu erstellen?

Die gängigsten Programme um eine Rechnung zu erstellen sind Word oder Exel . Im Büroalltag haben sich diese als Standard etabliert. Wenn Ihre Wahl auf diese Programme fällt, achten Sie darauf, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Dies ist besonders wichtig, da Sie die Rechnung und somit den Aufbau und die Angaben selbst erstellen. Probleme gibt es hier mit der fortlaufenden Rechnungsnummer, da diese Programme nicht automatisch eine generieren.

Die zweite Möglichkeit ist, sich an einer Rechnungsvorlage zu orientieren. Dort sind alle wichtigen Inhalte schon vorgegeben und Sie passen Ihre Rechnung einfach an. Zudem ist sie meist kostenlos. Der Nachteil bei einem Muster ist, dass viele Vorlagen nicht aktuell sind. Ändern sich die Vorschriften der Rechnungsausstellung ist die Vorlage veraltet und somit ungültig. Eine Rechnungsvorlage bietet zudem, wie Word oder Exel, keine fortlaufende Rechnungsnummer an.

Die letzte und effektivste Möglichkeit wie Sie eine Rechnung erstellen ist ein Buchhaltungsprogramm oder eine Rechnungssoftware, wie beispielsweise DATEV, Lexware oder sevDesk, zu verwenden. Diese Programme bieten nicht nur eine fortlaufende Rechnungsnummer an, sondern sind im Hinblick auf Vorschriften immer auf dem neuesten Stand. Außerdem enthalten sie viele Funktionen, um Abläufe im Büro und in der Buchhaltung zu vereinfachen.

Abgesehen davon, welche Möglichkeit Sie nutzen, lassen Sie Ihre Rechnung von einem Steuerberater prüfen . So gehen Sie sicher, dass alles seine Richtigkeit hat. Unterläuft Ihnen trotzdem ein Fehler, stornieren Sie die falsche Rechnung und schicken eine Neue. Beachten Sie hierbei, dass die Rechnungsnummer neu ist, sich aber auf die Nummer der fehlerhaften Rechnung bezieht. Hat der Kunde die Rechnung bereits bezahlt, stellen Sie ihm optional eine Gutschrift aus.

Rechnungsversand per E-Mail

Die meisten Unternehmen haben die Vorteile elektronischer Rechnungen bereits erkannt und sind umgestiegen. Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes ist hier besonders wichtig, denn in diesem wird definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch versendete Rechnung gestellt werden, damit die Vorgaben zum Vorsteuerabzug korrekt sind .

Weitesgehend gelten für elektronische Rechnungen dieselben Regeln wie für Gedruckte. Die Pflichtangaben beispielsweise bleiben dieselben. In einigen Punkten weichen die Vorschriften der elektronischen Rechnung jedoch ab. Beispielsweise werden doese zehn anstatt sechs Jahre aufbewahrt sowie elektronisch und revisionssicher archiviert. Zudem gewährleistet der Aussteller Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit. Schicken Sie eine Rechnung per E-Mail, schreiben Sie darauf einen Begleittext. Am besten einen Standardtext, der automatisch mit verschickt wird sobald Sie auf „Rechnung senden“ klicken.

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