Kopierer Leasing
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Cloud-Printing - Drucktechnik auf dem Vormarsch

Drucker sind längst ein wichtiger Teil der digitalen Transformation von Unternehmen und daher ein wichtiger Planungspunkt der internen IT-Infrastruktur. Der aktuell bedeutendste Trend ist das Cloud-Printing. Jedoch bietet das Cloud-Printing nicht nur Vorteile. Einige Experten haben Sicherheitsbedenken bei dieser Entwicklung.

Cloud-Printing - Drucktechnik auf dem Vormarsch

Drucktechnik ist immer noch ein wichtiger Teil der Büroausstattung. Viele Großunternehmen drucken täglich unzählige Seiten aus. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen ist das Thema Nachhaltigkeit bei vielen alteingesessenen Unternehmen oder Behörden noch nicht angekommen und Emails und andere oftmals unwichtige Unterlagen werden grundsätzlich ausgedruckt. Zum anderen gibt es für viele Dokumente lange Aufbewahrungspflichten, die den Verzicht auf eine Drucklösung unmöglich machen. Während diese Faktoren in den letzten Jahren relativ unverändert geblieben sind, haben sich die Anforderungen der Unternehmen an neue Drucker und Kopierer den digitalen Ansprüchen angepasst. Flexible Verwaltung, mobiles Drucken und Vernetzung von Hard-und Software sind nur einige der Erwartungen an ein modernes Druckgerät.

Die Cloud als Lösung

Wie auch bei Telefonanlagen steigen immer mehr Unternehmen bei ihren Print-Lösungen auf Cloudtechnologie um. Das gesamte Drucksystem verlagert sich in die virtuelle Wolke, sodass die Drucker das einzig physische Gerät am Arbeitsplatz sind. Die Verantwortlichen haben die Möglichkeit, das Drucksystem an einem Ort zu verwalten und können von überall, mit jedem Endgerät auf die Drucker im Office zugreifen. Zusätzlich lässt sich das Druckaufkommen einfacher skalieren und für die Zukunft planen, da das System alle Druckdaten zentral abspeichert.

Managed-Print-Services für Cloud-Printing

Viele Anbieter von Drucklösungen bieten das Cloud-Printing im Rahmen von Managed-Print-Services an. Die Nachfrage seitens der Firmen ist groß. In Deutschland planen über 50 Prozent der Unternehmen, MPS in Zukunft einzubeziehen. Die Anbieter übernehmen das gesamte Druckmanagement der Interessenten und gehen auf individuelle Wünsche ein. Von der Einrichtung des Cloud-Systems bis hin zur Fernwartung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials - alle Belange rund um das Thema Drucken und Kopieren werden von einem Kooperationspartner übernommen. Mitarbeiter und Kollegen können sich auf Ihre Arbeit fokussieren und verlieren keine Zeit durch lästiges Toner- oder Papierbefüllen. Die regelmäßigen Kontrollen und Fernwartungsmöglichkeiten senken das Supportaufkommen, sodass die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls deutlich geringer ist.

Voraussetzungen für eine optimale Arbeitsumwelt

Plant ein Unternehmen, Drucker und Kopierer neu anzuschaffen, zu mieten oder zu leasen, sollte der entsprechende Experte die individuelle IT- und Netzwerkinfrastruktur berücksichtigen. Nicht jedes System passt in jedes Unternehmen.

Zusammenarbeit verschiedener Systeme

Heutzutage möchten Beschäftige sowohl vom PC als auch vom Smartphone oder Tablet drucken. Die unterschiedlichen Betriebssysteme der Geräte können dabei Probleme bereiten. Druckertreiber müssen darauf ausgelegt sein, die Befehle unterschiedlichster Geräte zu verarbeiten.

Netzwerkstabilität

Hochverfügbarkeit

Eine besondere Herausforderung ist der Anspruch an Hochverfügbarkeit von Drucklösungen. Das gesamte System muss in 99,99 Prozent der Fälle erreichbar sein. Das entspricht einer maximalen jährlichen Ausfallzeit von 52 Minuten. Um dies zu ermöglichen, müssen Netzwerk, Hard- und Software mit einem professionellen Partner perfekt aufeinander abgestimmt sein.

Je nach Größe und Funktionsumfang der gewünschten Drucklösung müssen IT-Verantwortliche auch die Kapazität des Firmennetzwerks in die Planung einbeziehen. Damit der oder die Drucker dauerhaft erreichbar und einsatzfähig sind, müssen Produkte gewählt werden, die auf die jeweilige Netzwerkperformance abgestimmt sind. Bei einer grundsätzlich schwachen Anbindung muss das Gerät den „Druckstream“ selbstständig senken, um auch andere Geräte wie PCs, Telefonanlagen und Co. am Netz zu halten.

Sicherheit

Neben allen Vorteilen, die das Cloud-Printing auszeichnet, haben Experten auch Sicherheitsbedenken.Viele Unternehmen vernachlässigen die generelle IT-Sicherheit bei der Installation eines neuen Druck-Systems. Mit der kompletten Auslagerung in die Cloud gibt man allerdings auch ein Stück Kontrolle ab. Da die Druckdaten als Datenpakete über das Internet übertragen werden, können sie - ähnlich wie Telefondaten - mit der richtigen Technik abgefangen, eingesehen und kopiert werden. Anders als IP-Telefone binden die Verantwortlichen neue Drucklösungen nur selten in die bestehende Sicherheitsarchitektur ein.

Unsere Partner empfehlen deshalb Verschlüsselungsalgorithmen, die die zu druckende Datei erst am Druckgerät selbst entschlüsseln und lesbar machen. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst im Falle eines Datenklaus während der Übertragung, der Hacker nichts mit den Daten anfangen kann.

Doch auch die Hardware stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Mit der Möglichkeit, schnell mobil zu drucken, vergessen Mitarbeiter wichtige Dokumente, die für jeden sichtbar in der Druckablage liegen bleiben. Außerdem können Daten zufällig an falsche Endgeräte gesendet werden und in die falschen Hände gelangen.

Bei einer Umstellung ist es daher wichtig, dass Experten bereits im Vorfeld Mitarbeiter schulen und neue Funktionen anschaulich erklären.

Eine weitere Möglichkeit, auch bei der Hardware die Sicherheit zu garantieren, ist die „Pull Printing Technologie“. Die Beschäftigten sende auch hier mobil Druckaufträge an die Geräte. Allerdings wird das Dokument nicht direkt ausgedruckt, sondern die jeweilige Kollegin oder der Kollege muss sich am Drucker selbst nochmal mit einem Pin oder einer Chipkarte authentifizieren. So wird sichergestellt, dass alle Dokumente bei der richtigen Zielperson ankommen.

Trotz der Sicherheitsaspekte ist das Cloud-Printing eine sehr gute Möglichkeit, die Anforderungen moderner Unternehmen optimal abzudecken. Durch die dezentrale Struktur und einfache Skalierbarkeit eignen sich Cloud-Lösungen sowohl für KMU als auch für Großkonzerne und sind vielseitig und individuell abgestimmt einsetzbar.

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