7 Tipps um Dokumente zu scannen

Dokumente zu scannen ist oft gar nicht so leicht wie gedacht. Kaum fängt man an, gibt es diverse Probleme mit Einstellungen, Formaten oder der Auflösung. Auch hohe Stromkosten und fehlender Platz für den Dokumenten-Scanner führen zu Problemen. Tipps und Tricks rund um das Thema Dokumente scannen finden Sie bei uns!

Das richtige Gerät

Der wichtigste Tipp, um problemlos Dokumente zu scannen, ist die Auswahl des richtigen Scanners. Neben den herkömmlichen Flachbettscannern, gibt es heutzutage ein breites Angebot an Multifunktionsscannern. Diese können nicht nur scannen, sondern auch drucken, kopieren und faxen. So haben Sie alle nützlichen Tools für den Arbeitsalltag in einem simplen Gerät. Ein weiterer Vorteil: Sie sparen Strom, da Sie nur ein statt drei oder vier Geräte ans Stromnetz anschließen.

Zusätzlich ist es empfehlenswert einen Scanner mit Vorlageneinzug zu kaufen. Besonders wenn Sie viele Dokumente drucken, empfiehlt sich diese Art von Gerät. Dadurch, dass der Scanner automatisch Papier einzieht, stehen Sie nicht die ganze Zeit daneben und legen neues Papier ein. Noch dazu benennt und nummeriert er die Seiten auf Wunsch automatisch.

Das richtige Dateiformat

Textdokumente sind meist leicht zu scannen. Es braucht nicht viel Speicherplatz und Sie müssen beim Scan keine Qualität einbüßen. Schwieriger wird es bei Bildern und Fotos. Sie möchten Bilder scannen ohne Verluste in der Bildqualität? Achten sie auf das richtige Dateiformat! Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

JPEG: Das wohl bekannteste Dateiformat ist JPEG. Dieses Format arbeitet pixelbasiert und wird vor allem für grafische Darstellungen im Internet genutzt. Kompatibilität und Nutzbarkeit sind sehr hoch. Fast alle Programme können dieses Format öffnen oder eine andere Datei in JPEG umwandeln. Hier müssen Sie allerdings Qualitätsverluste beim Scannen in Kauf nehmen.

PNG: Wenn es um das Komprimieren von Bilddateien geht, ist PNG gut geeignet. Sie können Bilder als PNG beispielsweise mit transparentem Hintergrund speichern und die Datei als Icons verwenden.

Tiff: Dieses Dateiformat hat den Vorteil, dass durch Umwandeln der Datei keine Informationen verloren gehen. Die Qualität des Originals bleibt erhalten. Außerdem lassen sich Bilder dieses Formates gut mit Grafikprogrammen bearbeiten. Einziger Nachteil: Die Datei ist am Ende sehr groß und benötigt dementsprechend viel Speicher.

Standard ist mittlerweile das Scannen von PDF-Dateien. Erforderlich ist dafür allerdings ein entsprechendes Programm: Beispielsweise Acrobat DC von Adobe. Es unterstützt sowohl Mac als auch Windows. Um Bilder verlustfrei zu komprimieren, gehen Sie als erstes auf den Abschnitt ,Optimierungsoption'. Im Dialogfeld ,Gescannte PDF-Datei optimierten', stellen sie dann ,CCITT Group4' ein.

Die Auflösung

Der Scanner wandelt analoge Vorlagen in digitale Form um. Die Bildinformationen werden anschließend in verschiedenen Dateiformaten abgespeichert. Wichtig ist deswegen die richtige Auflösung des Dokuments für die spätere Verwendung, da Text und Schrift sonst unscharf werden. Für Textdokumente sollten Sie eine Auflösung von 300 dpi einstellen. Bei Texten, die auf farbigem

Papier gedruckt sind, erhöhen Sie die Helligkeit um circa 10 Prozent.

Richtige Farbeinstellung

Dokumente mit vielen Grafiken sind aufgrund der großen Datei schwierig zu scannen oder per E-mail zu verschicken. Wenn Sie Grafiken in schwarz-weiß abspeichern sparen Sie Speicherplatz und Zeit beim Scannen. Wählen Sie hierfür beim Scannen die Einstellung schwarz-weiß und 1 Bit. Generell gilt: Je höher die Auflösung und je mehr Farbinformationen mitgescannt werden müssen desto größer ist die Datei.

Die elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung ist die neue Art der Aktenaufbewahrung. Anhand des Pcs werden Daten archiviert, sodass sie nichtmehr in alten Ordnern oder Schränken lagern. Durch die elektronische Archivierung sind Sie im Büroalltag effizienter, nachhaltiger und sparen kostbare Bürofläche. Damit Sie alle Dateien finden, sortieren sie die Scans am besten nach Jahr, Monat, Tag und Name. Die Auflösung der Dateien sollte 150 bis 320 dpi betragen.

Apps um Dokumente zu scannen

Mit Hilfe von Scan-Apps scannen Sie Dokumente per Handy oder Tablet ohne ein entsprechendes Gerät zu besitzen. Die Dokumente speichern Sie direkt oder bearbeiten sie weiter. Aber Achtung! Nicht jede App ist mit jedem Drucker kompatibel. Entscheidend ist das Betriebssystem und, ob dafür eine spezielle App des Druckherstellers benötigt wird. Alternativ gibt es jedoch auch Apps mit denen kostenloses Scannen und Drucken unabhängig vom Hersteller, beispielsweise von HP, möglich ist.

In fünf einfachen Schritten zum perfekten Scan

1. Verwenden Sie einen Flachbettscanner ohne Vorlageneinzug, legen Sie das Objekt auf die Glasfläche. Die zu scannende Seite schaut dabei nach unten. Wenn Sie einen Multifunktionsscanner mit Vorlageneinzug besitzen, legen Sie die Dokumente einfach gerade in den Einzug.

2. Drücken Sie jetzt die Scan-Taste. Das von Ihnen verwendete Programm öffnet sich am Rechner nach Abschluss des Scans automatisch.

3. Ist alles in Ordnung, speichern Sie das Dokument. Möchten Sie etwas verändern, passen Sie die Einstellungen im Programm an und führen den Scan erneut durch.

4. Weitere Anpassungen, die im Scan-Programm nicht möglich sind, bearbeiten Sie falls erforderlich mit weiteren Programmen.

5. Am Ende archivieren oder verschicken Sie das gescannte Dokument.

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