Kopierer Leasing
Geld gespart durch Miete statt Kauf

Glossar

Analogkopierer

Analogkopierer wurden seit den 1980er Jahren hergestellt. Seit Anfang der 2000er Jahre wurden sie jedoch zunehmend von digitalen Kopierern abgelöst. Heute werden nur noch wenige Analogkopierer, meist für den privaten Gebrauch und den Druck von einer sehr geringen Seitenzahl pro Minute hergestellt. Auf den ersten Blick ähneln sich die beiden Kopierverfahren: Sowohl beim analogen als auch beim digitalen Fotokopierer wird die zu kopierende Vorlage auf das Vorlagenglas gelegt. Ab diesem Punkt unterscheiden sich aber beide Kopierverfahren technisch sehr stark: Beim Analogkopierer wird die Vorlage von einer Lichtquelle beleuchtet und das so entstehende optische Bild wird direkt auf der Bildtrommel abgebildet, die dann den Druck direkt vom Original auf das Papier bringt. Der Nachteil: Für der Kopiervorgang muss für jede Kopie neu gestartet werden, da das Bild nicht digital Zwischengespeichert wird. Beim Digitalkopierer gibt es hingegen voneinander getrennte Druck- und Scaneinheit. Belichtung, Erstellung des Abbilds (Foto) und Druck sind also technisch voneinander getrennt und das eingescannte Bild oder Dokument liegt digital in einem Speicher zur weiteren Verarbeitung.

Aufwärmzeit

Als Aufwärmzeit bezeichnet man den Zeitraum, den der Drucker vom Einschalten bis zum Zeitpunkt des ersten möglichen Drucks benötigt. Die Aufwärmzeit ist bei kleinen Geräten sehr gering, kann aber bei größeren Druckern lange ausfallen.

Bidirektionales Drucken

Bezeichnet ein Druckverfahren, bei dem der Druckkopf sowohl auf der Fahrt von links nach rechts, als auch auf der „Rückfahrt“ von rechts nach links druckt. Dieses Verfahren spart viel Zeit beim drucken, kann aber zum Versatz bei einzelnen Zeilen führen.

Change Management

In jedem Unternehmen gibt es feste Strukturen und Prozesse. Diese sind notwendig, um sämtliche Betriebsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Die Prozesse und Strukturen können nach einer gewissen Zeit aber auch regelrecht eingefahren sein. Auch wenn sich z.B. neue Geschäftsbereiche für ein Unternehmen ergeben, müssen Strukturen und Prozesse angepasst werden. Die Implementierung neuer Prozesse und Strukturen gestaltet sich dann oft gar nicht so einfach. Das gilt auch für die Optimierung der Prozesse rund um Drucken, Kopieren und die Erstellung von Dokumenten. Ein wichtiger Bestandteil von Managed Print Services ist daher das sogenannte Change Management. Der MPS-Dienstleister hilft im Rahmen des Change Management mit Schulungen und umfassenden Informationen zu den neuen Kopierern und Drucker, sowie zu allen veränderten Prozessen rund um den Dokumenten Output.

CMYK

CMYK ist ein Farbmodell, welches in vielen Farbkopierern und Druckern zum Einsatz kommt. Das „C“ steht dabei für „Cyan“ (blau), das „M“ für „Magenta“ (rot), das „Y“ für „Yellow“ (gelb) und das „K“ für „Key“ (Schlüsselpallette). An dieser schwarzen Farbpallette werden die anderen Farben ausgerichtet. Das Schwarz ist notwendig, um auf einem farbigen Bild den Kontrast zu erzeugen bzw. zu steuern.

Digitalkopierer

Aktuell gängigstes Kopierverfahren. Das optische Bild des zu kopierenden Dokuments wird vor dem Druck, anders als bei analogen Kopierern, in einem Speicher (RAM, Festplatte oder auch USB-Datenträger) zwischengespeichert. Dieser Zwischenschritt ermöglicht die größten Vorteile des digitalen Fotokopierers gegenüber dem analogen Verfahren: Die digital gespeicherte Kopie kann beliebig oft kopiert, verändert und bearbeitet werden. Beim Analogkopierer muss der Kopiervorgang hingegen bei mehreren Kopiervorgängen jedes mal von neuem gestartet werden. Weitere große Vorteile eines digitalen Kopiergeräts: Beim Kopiervorgang des Digitalkopierers finden wesentlich weniger mechanische Vorgänge statt. Das spart Strom und ist geräuschärmer.

Dokumentenlebenszyklus

Die „Lebenszeit“ eines Dokuments. Vom Input der Daten in die Office-Software, über den Output des Dokuments aus Drucker und Kopierer, bis zur Archivierung oder datenschutzrechtlich konformen Entsorgung bzw. Dokumentenvernichtung.

DPI

Im Prinzip besteht jedes eingescannte Bild oder Dokument aus einem Punktraster. Jedem eingescannten Punkt in diesem Raster wird dabei ein bestimmter Farbwert zugeordnet. In der Gesamtschau entsteht für den Betrachter so ein vollständiges Bild. Die Dichte dieser Punkte wird in DPI („dots per inch“, „Punkte pro Zoll“) gemessen. Je höher die DPI-Zahl eines Scans ist, desto detaillierter ist das eingescannte Bild oder Dokument. Mit einer höheren DPI-Zahl steigt aber auch die Dateigröße des Scans an. Das vom Scanner oder Kopierer eingescannte Rastermuster wird dann vom Druckkopf auf das Druckpapier übertragen.

Druckkopf

Der Druckkopf ist der Teil des Druckers oder Kopierers, der das von der Fotoeinheit eingescannte Bild Zeile für Zeile auf das Papier überträgt, also den eigentlichen Druckvorgang durchführt. Dabei ist sowohl bidirektionaler als auch unidirektionaler Druck möglich.

Druckmanagement

Unter Druckmanagement versteht man die Optimierung des gesamten Prozesses der Dokumentenerstellung: von der Erstellung in einem Textverarbeitungsprogramm bis zum eigentlichen Kopieren und Drucken. Ein gelungenes Druckmanagement ist einer der wichtigsten Hebel, die Druckkosten eines Unternehmens zu senken. Zentrale Aspekte des Druckmanagements:

  • Logistik und Lagerung von Verbrauchsmaterialien
  • Senkung der Kosten für Toner, Tinte und Papier
  • Kosten für Hardware (Kopierer, Drucker, Multifunktionsgeräte)
  • Kosten für Software (Textverarbeitung, Druckmanagement, Desktop-Publishing)
  • Optimierung der Auslastung der Geräte (keine zu großen Kopierer oder Drucker, Zentralisierung oder Umleitung von Druckaufträgen)
  • Regelmäßige Wartung, Service und Reparatur
Das Druckmanagement ist neben der Anmietung eines Kopierers oder des Leasing eines Geräts die wichtigste Beratungsleistung in den Managed Print Services, um die Druckkosten in einem Unternehmen nachhaltig zu senken.
Duplexdruck

Verfahren, bei dem der Drucker Vorder- und Rückseite des Papiers bedrucken kann. Der Vorteil liegt vor allem in der massiven Einsparung von Papier. Auch werden verschiedene Publikationsformen (z.B. Unternehmensbroschüren oder Kataloge) in der Regel in Duplexdruck hergestellt. Daher ist das Duplexdruckverfahren eine häufige Anforderung an einen Drucker oder Kopierer. Siehe auch Duplexeinheit.

Duplexeinheit

Grundsätzlich bietet jeder Drucker die Möglichkeit an, Papier beidseitig zu bedrucken. Bei Geräten ohne Duplexeinheit wird diese Möglichkeit meist über Einstellungen im Druck-Menü der zur Erstellung des Dokuments genutzten Software realisiert. Bei diesem manuellem Duplexdruck bedruckt der Drucker zunächst die eine Seite des Papiers und fordert dann den Nutzer zum manuellen Wenden des Papiers im Drucker auf. Verfügt der Drucker oder das Kopiergerät über eine Duplexeinheit, kann der Drucker das Papier mit Hilfe dieser automatisch wenden.

Elektrofotografie

Das Verfahren der Elektrofotografie wurde in den 1930er Jahren von Chester Carlson entwickelt und ist heute die technologische Grundlage von analogen und digitalen Kopierern. Im Prinzip basiert die Elektrofotografie auf dem Zusammenspiel zwischen positiven und negativen elektrischen Ladungen bzw. Entladungen sowie der daraus resultierenden elektrostatischen Anziehung.

Fernwartung

Viele Probleme und Fehler, die bei modernen Druckern und Kopierern entstehen, können heute per Fernwartung (Remote Support) behoben werden. Ein Servicetechniker bekommt dafür Zugriff auf das zu wartende bzw. zu reparierende Gerät, z.B. über das Internet. Der Kundendienst kann so Fehler sehr schnell beheben oder auch bei akuten Bedienungsproplemen helfen.

Festtinte

Bei Festtintendruckern wird ein Verfahren genutzt, bei dem durch Wärme verflüssigte Wachstropfen auf das Papier aufgebracht werden. Dabei werden sogenannte „Colorstix“ anstatt umweltschädlicher Toner verwendet. Festtinte erzeugt farbtreue Farben bei einer hohen Druckgeschwindigkeit und gering bleibenden Kosten.

Finisher

Der Finisher ist eine separate, zusätzlich an das Druck- oder Kopiersystem anschließbare Einheit, die produzierte Dokumente auf verschiedenste Weise weiterverarbeiten kann. Dazu gehören zum Beispiel die automatische Heft- oder Loch-Funktion, welche bei der Erstellung von Handouts oder Broschüren sehr hilfreich sein kann. Auch verschiedene Falztechniken und das Erstellen von Booklets können mit modernen Finisher-Einheiten automatisiert werden.

Fleet Management

Häufiger Bestandteil von Managed Print Services. Der Kopiergerätepark eines Unternehmens wird dabei - meist mit einer speziellen Software - überwacht und gesteuert. Aspekte des Fleet Managements sind:

  • Zählerstand
  • Toner Level
  • Fehlermeldungen
Fotokopierer

Beim Kopiervorgang wird ein optisches Abbild - also Foto - des zu kopierenden Dokuments erstellt. Daher die allgemeine Bezeichnung „Fotokopierer“. Man unterscheidet Fotokopierer technisch generell in zwei Verfahren: die analoge Fotokopie und die heute vorherrschende digitale Fotokopie.

Gerätepark

Der Gerätepark umfasst sämtliche Drucker und Kopierer eines Unternehmens. Um den Gerätepark zu überwachen, zu warten und zu steuern ist - je nach Größe des Geräteparks -professionelles Fleet Management notwendig.

ID Card Copy

Eine Zusatzfunktion, die es ermöglicht bei Karten, wie zum Beispiel dem Ausweis oder der Bankkarte, die Vorder-und Rückseite einzeln zu scannen und anschließend zusammen auf ein Blatt Papier zu drucken.

KPM

Anzahl der Kopien, die ein Kopierer im Format A4 pro Minute erzeugen kann.

Kurzzeitmiete

Unter Kurzzeitmiete versteht man die Miete eines Kopier- oder Druckgerätes über einen kurzen Zeitraum. Viele Anbieter haben Kurs- und Tagesmieten in ihrem Portfolio. Eine Kurzzeitmiete kann bei Sportveranstaltungen, Events, Messen sowie jedem Anlass, bei dem eine hohe Anzahl an Kopien benötigt wird, in Frage kommen.

Laserdrucker

Die meisten Kopierer, die in Büros zum Einsatz kommen, verfügen über eine Druckeinheit mit einem Laserdrucker. Das Laserdruckverfahren ist im wesentlichen ein fünfschrittiger Prozess:

  1. Aufladung des Photoleiters: Die Bildtrommel ist mit einem photoleitenden Material beschichtet. Diese Oberfläche wird im ersten Schritt vollständig elektrisch negativ aufgeladen.
  2. Belichtung der Bildtrommel: Der Laserstrahl fährt nun die Bildtrommel ab und löscht die negative elektrische Ladung des Photoleiters an den Stellen, an denen später Toner auf dem Photoleiter haften bleiben soll. So entsteht ein elektrisches Negativ des zu druckenden Dokuments. Moderne Laserdrucker können die elektrische Ladung auch in vielen kleinen Abstufungen reduzieren statt zu löschen und so hohe Farbauflösungen und Graustufen realisieren.
  3. Entwicklung des elektrischen Negativs: Die Bildtrommel wird in der Entwicklereinheit mit dem Toner in Kontakt gebracht. Dieser ist negativ elektrisch geladen und haftet nur noch an den Stellen auf dem Photoleiter, an denen der Laser vorher die elektrische Ladung der Oberfläche gelöscht hat.
  4. Aufbringung des Toners auf das Papier: Im nächsten Schritt wird die Bildtrommel mit dem an ihr haftenden Toner in direkten Kontakt mit dem zu bedruckenden Medium, meist Papier, gebracht. Das Tonerpulver bleibt bei diesem Schritt an dem Druckmedium haften.
  5. Fixierung des Toners: Das Druckmedium mit dem anhaftenden Toner kommt nun in der Fixiereinheit an und wird hier durch zwei Walzen gezogen. Mindestens eine dieser Walzen ist beheizt. Durch die Hitze verschmilzt das Tonerpulver mit dem Papier und wird so fixiert.
Lifecycle

Einsatzzeit eines Kopierers oder Druckers von der Erstaufstellung bis zum nächsten Rollout bzw. zur Modernisierung des Geräteparks.

Managed Document Services

Managed Print Services decken alle Prozesse rum um Drucken und Kopieren ab - bis das fertig produzierte Dokument den Kopierer oder Drucker verlässt. Managed Document Services (MDS) gehen noch einen Schritt weiter. Mit MDS decken Unternehmen z.B. auch Aspekte der Dokumentensicherheit und der Archivierung ab. Managed Document Services umfassen damit die Analyse, Optimierung und Wartung sämtlicher Stufen des Dokumentenlebenszyklus.

Managed Print Services

Managed Print Services (MPS) bezeichnet eine Dienstleistung (meist vom Hersteller von Kopierern oder Druckern oder auch von unabhängigen Büro- und IT-Systemhäusern) mit dem Ziel der Optimierung von Druck- und Kopierprozessen und -kostenstrukturen in Unternehmen. Diese Services umfassen alles, von der Analyse der bestehenden Drucklösungen, über die Implementierung und Installation neuer Geräte (häufig auf Basis von Kopierer Miete oder Leasing), bis hin zu Reparatur- und Wartungsleistungen. Auch die Versorgung mit Toner, Tinte oder Papier ist in MPS-Verträgen enthalten.

MDS

Siehe auch Managed Document Services.

MFP

Siehe auch Multifunktionsdrucker

Monolaser

Ein Monolaser besitzt im Gegensatz zu einem Farblaserdrucker nur schwarzen Toner. Damit kann der Monolaser schwarz und viele Graustufen drucken. Monolaser zeichnen sich durch besonders geringe Druckkosten pro Blatt aus. In Büros, in denen (fast) ausschließlich Schriftstücke ohne farbige Elemente angefertigt werden ist ein solcher Laserdrucker häufig die erste Wahl.

MPS

Siehe auch Managed Print Services.

Multifunktionsdrucker

Ein Drucker druckt, ein Kopierer kopiert. Der Scanner scannt und ein Faxgerät faxt. In einem Büro fallen viele Aufgaben an - und dafür werden viele verschiedene Geräte benötigt. Ein Multifunktionsdrucker (Multi-Functional-Printer, MFP) schafft Abhilfe, denn er vereint Aufgaben wie das Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren in einem Gerät. Alle namhaften Hersteller haben Multifunktionsdrucker in der Produktpalette. Vor allem in kleineren Unternehmen, in denen sich die Anschaffung einzelner Geräte aufgrund der seltenen Nutzung nicht lohnt, kommen MFP zum Einsatz. Den Vorteilen, wie z.B. dem geringen Platzbedarf und dem im Vergleich zur Einzelgerät-Lösung geringen Anschaffungskosten, stehen jedoch Nachteile wie die geringere Qualität von Drucken oder Kopien entgegen.

Output Management

Professionelles Output Management bezieht sich auf den Prozess der Ausgabe von Dokumenten, meist gesteuert durch eine spezielle Software oder das Zusammenspiel verschiedener Programme und Geräte. Dabei geht es nicht nur um das simple Ausdrucken oder Kopieren eines Dokuments. So kann Output Management z.B. dafür sorgen, dass ein Dokument auf Knopfdruck nicht nur an den Drucker gesendet, sonder auch als Fax oder E-Mail gesendet wird. Auch sehr komplexe Output-Prozesse in Druckereien und Verlagen werden auf diese Weise gesteuert. Das Output Management ist häufig auch Teil des Fleet Managements, da hierüber z.B. die Anzahl produzierter Dokumente gesteuert und überwacht werden kann.

Print-Server

Zu Deutsch „Druckerserver“. Bezeichnet einen Server in einem Netzwerk (z.B. im Intranet eines Unternehmens) der Druckaufträge der verschiedenen Arbeitsplätze entgegennimmt, priorisiert und an das jeweils am besten geeignete (örtlich und auch vom Typ des Dokuments abhängig) Gerät weiterleitet. Ein Print-Server ist damit ein wichtiger Bestandteil des Output Managements und ab einer gewissen Größe des Geräteparks eines Unternehmens auch für ein effizientes Fleet Management notwendig.

Remote Support

Siehe auch Fernwartung.

Restwertrisiko

In einem Vertrag über das Kopierer Leasing wird dem Leasingnehmer häufig die Option eingeräumt, den geleasten Kopierer am Ende der Laufzeit des Leasingvertrages gegen die Zahlung eines einmaligen Betrages zu Kaufen. Da jedoch weder Leasinggeber noch Leasingnehmer diesen Restwert sicher einschätzen können, birgt dieser Betrag ein gewisses Risiko. So kann der tatsächliche Restwert des Kopierers am Ende des Leasingvertrags den vereinbarten Kaufpreis unterschreiten, wenn das Gerät beispielsweise starke Gebrauchsspuren aufweist oder sich neben optischen Mängeln auch technische Fehler zeigen.

Rollout

Der Rollout (engl. „Auslieferung“) bezeichnet die Phase der Managed Print Services, in der die geleasten oder gemieteten Druck- und Kopiergeräte im Unternehmen aufgestellt und installiert werden. Auch die neue Prozesse im Print- und Dokumentenmanagement werden beim Rollout implementiert. Im Bereich der Drucker und Kopierer bezeichnet der Rollout zudem den Austausch alter Geräte durch neue, modernere Kopierer- und Duckergenerationen. Dies geschieht in der Regel alle drei Jahre, weswegen auch die Leasinglaufzeiten überwiegend an diesem Lifecycle der Geräte orientiert sind.

Simplexdruck

Der Simplexdruck stellt das Gegenteil zum Duplexdruck dar. Hier wird lediglich eine Seite des Mediums bedruckt, während die Rückseite leer bleibt.

Tintenstrahldrucker

Tintenstrahldrucker verwenden Tinte als farb- und bildgebendes Medium. Diese wird über den Druckkopf pünktchenweise auf das Papier aufgetragen. Um die Tintenpartikel an die richtige Stelle auf das Papier zu bringen, muss der Druckkopf horizontal und das Papier im Drucker vertikal bewegt werden. So können die Tintenpunkte an den durch das Dokument vorgegebenen Stellen gesetzt werden. Im Büro-Segment kommen vor allem DOD-Drucker (Drop-on-Demand) zu Einsatz. Bei diesem Typ Tintendrucker verlassen nur die Tintenpartikel den Druckkopf, die auch tatsächlich gebraucht werden.

Tischgerät

Als Tischgerät bezeichnet man Drucker oder Kopierer, die so groß bzw. klein sind, dass sie meist auf einem Tisch platziert werden.

Toner

Farbmittel, das in Laserdruckern zur Erstellung des Dokuments verwendet wird. Der Toner ist ein sehr feines Pulver, es gibt ihn in den CMYK Farben Cyan-Blau, Magenta-Rot, Gelb und Schwarz. Das Tonerpulver wird bei Laserdruckern auf das Papier aufgebracht und dort mit großer Hitze zum schmelzen gebracht. So wird das Tonerpulver auf dem Papier fixiert und die gewünschte Kopie erstellt. Toner gibt es in den CMYK Farben Cyan-Blau, Magenta-Rot, Gelb und Schwarz. In Pulverform ist Toner ein giftiger und umweltschädlicher Stoff. Die Entsorgung und das Recycling von leeren Toner-Kartuschen fällt deswegen unter das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG). Es gibt immer mal wieder Kontroversen über die Gesundheitsgefahr im Büro, die von den Emissionen eines Laserdruckers ausgeht. Neuere Untersuchungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) kommen jedoch zu dem Ergebnis, dass die vom Tonerstaub ausgehende Gefahr zu vernachlässigen ist.

Verbrauchsmaterialien

Der Begriff umfasst alle Materialien, die der Drucker oder Kopierer bei der Erstellung der Dokumente verbraucht. Vor allem zu nennen sind Toner (bei Laserdruckern), Tinte (bei Tintenstrahldruckern) oder Papier. Dazu gehört aber auch zum Beispiel die Trommeleinheit. Auf Ihr wird das optische Bild des zu kopierenden Originals zwischengespeichert.

Vierfarbdruck

Der Vierfarbdruck ist eine Technik, bei der aus vier Farben jede farbliche Abbildung erzeugt werden kann. Das Verfahren wird bei allen üblichen Drucktechniken verwendet. Die Farben sind: Cyan (Blau), Magenta (Purpur), Yellow (Gelb) und Key (Schwarz).

Xerografie

Siehe auch Elektrofotografie.