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Mit dem Dokumentenscanner zum elektronischen Archiv

Seit 2015 können viele archivierungspflichtige Dokumente - sofern sie digital vorliegen - weggeworfen werden. Eine passende Gelegenheit, um sich über die Vorteile des richtigen Dokumentenscanners Gedanken zu machen.

Mit dem Dokumentenscanner zum elektronischen Archiv

Dokumentenscanner zur digitalen Archivierung

Schaffen Sie Platz in Ihren überfüllten Büroregalen. Die gesetzliche Lage zum elektronischen Archiv macht es möglich. Allerdings erwarten die Behörden einen standardisierten und gut dokumentierten Prozess. Elektronische Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente müssen die gleiche Beweiskraft aufweisen wie der Beleg in Papierform. Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums finden Sie umfassende Informationen zur aktuellen Gesetzeslage des „Grundsatzes zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD. Unternehmen, die ein elektronisches Archiv nutzen, müssen hierzu einige Vorschriften beachten:

  • Führung eines Protokolls: Protokollieren Sie alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem nachvollziehbar. Es ist wichtig den Scanvorgang festzuhalten: Wer ist berechtigt zu scannen? Zeitpunkt des Vorgangs? Welches Schriftgut? Hat die zuständige Person eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit durchgeführt? Halten Sie alle entstandenen Fehler im jeweiligen Protokoll fest.
  • Scan-Ergebnis: Bewahren Sie das Scan-Ergebnis so auf, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Ist das gescannte Dokumente mit Volltextinformationen angereichert, heben Sie diesen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf. Damit gewährleisten Sie die Verfügbarkeit für Prüfungszwecke.
  • Signatur: Für wichtige Scanprodukte mit Signatur, die potenziell als Beweismittel vor Gericht verwendet werden könnten, empfiehlt sich eine qualifizierte elektronische Signatur und Zeitstempel.

Neben den digitalisierten Dokumenten ist die eingesetzte Hard- und Software genau zu bezeichnen. Mit einer Muster-Verfahrensanweisung der Bundessteuerberaterkammer oder des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Verschiedene Unternehmen führen Seminare zum ersetzenden Scannen, elektronischen Archiv und zur elektronischen Rechnung durch und stehen für sämtliche Fragen zur Verfügung. Auf diese Weise bereiten Sie Ihre Mitarbeiter optimal auf die neue Vorgehensweise und damit verbundenen Arbeitsschritte vor.

Die Vorteile des elektronischen Archivs

Dokumente

Schaffen Sie sich mehr Raum in Ihrem Büro! Durch das elektronische Archiv können Sie auf lästiges Papier durch Geschäftsbriefe, Verträge, Rechnungen und Belege verzichten. Nebenbei sparen Sie Kosten für Porto, Papier und personellen Aufwand. Hinzu kommt der Faktor Schnelligkeit: Sie müssen Dokumente nicht mehr aufwändig in Ordnern suchen, sondern können diese mit einem durchstrukturierten Archiv per Klick aufrufen. Mithilfe eines Dokumentenscanners lassen sich eingescannte Dokumente mühelos digitalisieren, speichern und archivieren.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Dokumentenscanners achten sollten?

Preisgünstige Multifunktionssysteme genügen den Betriebsanforderungen meisten nicht. Vor allem für große Archivbestände sind sie zu langsam und fehleranfällig. Der Zustand der Dokumente erschwert zusätzlich den Scanvorgang, zum Beispiel durch dickes Papier oder zerknitterte Belege. Professionelle Scansysteme sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet. Sie sind ausgestattet mit einem Vorlageneinzug, einer zuverlässigen Duplex-Einheit, einem schnellen Scan-Modul, einer Bildauflösung von mindestens 300 dpi und einer ISIS-Schnittstelle zur Verknüpfung des Dokumentenscanners mit einer Archivierungssoftware. Um den Vorteil der Zeiteinsparung zu nutzen, empfiehlt sich für mittelständische bis große Unternehmen ein Gerät, das bis zu 40 Seiten pro Minute einlesen kann. Weitere Vorteile des Dokumentenscanners bestehen aus einem besseren Papiereinzug, automatisches Geraderichten, Beschneiden, Bearbeiten der Seiten und einer bessere Abbildungsleistung. Schätzen Sie die eigenen Bedürfnisse ab und wählen dann den passenden Dokumentenscanner für Ihr Unternehmen aus:

  • Für kleine Unternehmen, Bürogemeinschaften oder Selbstständige
  • Bei regelmäßiger Nutzung der Geräte
  • Nicht für große Scan-Mengen geeignet
  • ca. 250 - 550 Euro

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  • Leistungsfähige Scanner mit einem Netzwerkanschluss
  • Für Arbeitsgruppen und Abteilungen mit hohem Dokumentenaufkommen
  • ca. 540 - 1500 Euro

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  • Ideal für Außendienstmitarbeiter oder Angestellte im Homeoffice
  • Sehr flexibel einsetzbar
  • Für geringe bis mittlere Scanvolumina geeignet
  • ca. 150 - 200 Euro

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Das Komplettsystem: Dokumentenscanner + Archivierungssoftware

Verschiedene Unternehmen bieten speziell für die digitale Archivierung Softwarelösungen an. Darin enthalten sind verschiedene bedeutende Funktionen:

  • eine passwortgeschützte Datenbank
  • Vergabe von Schreibrechten
  • unveränderbares Speichern
  • qualifizierte elektronische Signatur (elektronische Dokumente erhalten den Rang einer Urkunde)
  • schnellere Recherche über Indexdateien und Volltext

Wichtig ist, dass die Softwares einen umfangreichen Datenschutz anbieten, der die Sicherheit garantiert und die Dokumente vor Hackerangriffen oder Datencrash schützt. Eine zuverlässige Software kostet um die 200 Euro. Im Internet finden Sie einige kostenlose Softwares, von deren Download aufgrund der Durchlässigkeit des Datenschutzes abzuraten ist. Einige Hersteller bieten angepasste Komplettpakete für die Datenarchivierung an: Hier erhalten Sie den passenden Dokumentenscanner und die erforderliche Software in Einem.

Papierfreies Büro mit dem passenden Dokumentenscanner

Mit einem auf die Unternehmensbedürfnisse angepassten Dokumentenscanner kommen Sie dem Traum von einem papierfreien Büro ein ganzes Stück näher. Gibt es Dokumente, die Sie dennoch lieber in Papierform aufbewahren sollten? Nicht alle Gesetze sind im Digitalen-Zeitalter angekommen. Deswegen sind manche Belege im Original immer noch aufbewahrungspflichtig. Darunter fallen wichtige Urkunden und Verträge, die als Beweise vor dem Gericht dienen wie z.B. Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile mit einer Prägung. Ihr Steuerberater ist am besten darüber informiert, welche weiteren Dokumente aufbewahrungspflichtig sind. Üblicherweise akzeptieren die Prüfer der Finanzbehörden sämtliche elektronische Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen und Belege. Digitale Dokumente sind nur teilweise vor Gericht zugelassen: Bei Verhandlungen rund um das Handlungs- und Steuerrecht ist die Vorlage von elektronischen Papieren in der Regel kein Problem. Wenn Sie solche Papiere bei Zivilprozessen oder Fällen der Produkthaftung benötigen, sind diese nur bedingt als Beweis zulässig. Meistens erfolgt eine strenge gerichtliche Prüfung der Unterlagen.

Nachdem Sie alle Ihre Papiere geprüft und mit dem passenden Dokumentenscanner archiviert haben, gibt es noch einen letzten wichtigen Schritt. Kümmern Sie sich um die Entsorgung der Originale. Schreddern Sie Papiere mit vertraulichen Informationen. Für große Mengen bietet sich die Abholung durch einen lokalen Dienstleister an. Dieser garantiert Datenschutz und Diskretion. Der Dokumentenscanner fürs Büro erleichtert Ihnen nicht nur die Archivierung, sondern begünstigt auch ein flüssigeres Alltagsgeschäft.