Die elektronische Akte in öffentlichen Behörden

Sie wurde bereits als die Lösung aller Organisationsprobleme und Ineffizienzen in Verwaltungen, Gerichten und Behörden gefeiert - die elektronische Akte. Doch im Vorfeld der Einführung haben sowohl Verantwortliche als auch Anwender oftmals Bedenken. Nicht alles verläuft reibungslos. Dabei lassen sich die Widerstände gegen die neuen Anwendungen und Prozesse meist durch eine Kleinigkeit brechen - ausreichend Zeit.

Akten-Dokumentation anno dazumal: Aufwändig und zeitintensiv werden die erforderlichen Dokumente in Kopie oder Original in Papierform in einer Akte gesammelt. Eine riesige, meist unübersichtliche Sammlung von einzelnen Schriften, manuell kopiert und abgeheftet. In großen Archiven wachsen die Aktenberge immer weiter, werden noch unübersichtlicher und brauchen über die Jahre hinweg immer mehr Platz. Und wer eine einzelne Information aus einer der Papierakten benötigt, ist ohne das Aktenzeichen zu kennen schlichtweg aufgeschmissen.

Das System mit Papierakten und Aktenzeichen wurde in Gerichten, in Verwaltungen und Behörden auf Landes- und Kommunalebene über Jahrzehnte hinweg praktiziert. Es waren immer wieder die gleichen Abläufe bei der Vorgangsbearbeitung. Und nach dem Motto „Never change a running system“ haben die Verantwortlichen auch über Jahrzehnte hinweg keinen der Arbeitsabläufe analysiert, hinterfragt, oder einen der Vorgänge gewagt zu ändern.

Veraktung und Vorgangsbearbeitung wird revolutioniert

Es gleicht daher schon einer Revolution, was derzeit in deutschen Amtsstuben vor sich geht. Mit in Kraft treten des eGovernment-Gesetzes ist man in Verwaltungen, Behörden und in der Justiz zum Handeln gezwungen. Der Aktenwagen, der bislang von Gerichtssaal zu Gerichtssaal geschoben wird, soll tatsächlich nicht mehr zeitgemäß sein und abgeschafft werden - und mit ihm die Aktenberge.

Aus diesem Grund erhalten alle Rechtsanwälte bis zum Jahr 2018 ein elektronisches Anwaltspostfach. Anwälte und Behörden sollen ab 2022 nur noch elektronisch mit den Gerichten kommunizieren können. Während Privatpersonen auch weiterhin ihre Anliegen in Papierform vorbringen dürfen, sind öffentliche Verwaltungen wie die Landesregierungen und auch Kommunen nun damit beschäftigt, in den kommenden Jahren die digitale Akte einzuführen.

Diese soll in Zukunft zwei Hauptaufgaben übernehmen: zum einen die Veraktung und zum anderen die Vorgangsbearbeitung. Die Veraktung hat das Ziel, Dokumente so abzulegen, zu sortieren und mit einem Aktenzeichen zu versehen, dass sie revisionssicher gespeichert sind. Bei der Vorgangsbearbeitung werden in der Verwaltungsarbeit die Gittermappen aus Papier durch digitale Geschäftsgänge innerhalb der eAkten ersetzt. Auf diese Weise lässt sich schnell nachverfolgen, wo ein Vorgang in der Bearbeitung gerade ist. Und auch das Ausdrucken der Dokumente ist nicht mehr notwendig. Daneben werden alle Schriften verschlagwortet. Ein großer Vorteil zu früher: wird jetzt nach einer Bestimmen Information gesucht, beispielsweise „Beflaggung im Trauerfall“ findet der zuständige Mitarbeiter schnell und unkompliziert alle erforderlichen Informationen. Ohne das Kennen des entsprechende Aktenzeichens wäre diese Information in der Vergangenheit in den Papierakten nicht auffindbar gewesen. Die elektronische Akte soll daher vor allem ein einfacheres, effizienteres Arbeiten ermöglichen.

Vorbehalte gegenüber der digitalen Akte

Doch es gibt auch Kritik und Gegenwehr. Oftmals aus Selbstschutz. Denn klar ist, die digitale Akte deckt auf, wenn verwaltungstechnisch nicht richtig gearbeitet wurde. Einige Mitarbeiter haben Angst davor, dass ihre Arbeit unter die Lupe genommen wird und befürchten gleichzeitig, dass sie nun kontrolliert würden. Und natürlich greift solch eine Umstellung sehr stark in die bisherigen Arbeitsabläufe ein.

Damit die eAkte zum Erfolg wird, bedarf es daher viel Kommunikation - und dies auf verschiedenen Ebenen. Dort, wo die Sorgen und Ängste der Mitarbeiter angehört werden, führt dies zu einer größeren Akzeptanz der neuen Software. Gerade denjenigen, die Berührungsängste mit der neuen Arbeitsweise haben, muss immer wieder Hilfe und Unterstützung angeboten werden.

Die größte Herausforderung ist daher einerseits der Mensch selbst, andererseits aber auch die Software. In einer Marktstudie von Pentadoc Radar gaben 57 Prozent der Befragten an, bereits ein System zur Digitalisierung von Dokumenten zu nutzen. Über ein Drittel bemängelte jedoch die Integrationsfähigkeit der Lösungen sowie die grundsätzliche Benutzerfreundlichkeit für Endanwender. Es gilt also die Software so zu gestalten, dass sie auf die Anwender und bestehenden Prozesse abgestimmt ist.

Für viele, die mit der Digitalisierung und Einführung der eAkte betraut sind, ist daher klar: Gibt man den Mitarbeitern ausreichend Zeit und arbeitet sie Schritt-für-Schritt in die neue Software ein, werden sie sicherer und in der Folge leistungsstärker werden. Doch zunächst einmal bedeutet die elektronische Akte eine zusätzliche Belastung; während der Umstellung werden die Arbeitsabläufe möglicherweise sogar länger dauern.

Neues technisches Inventar erforderlich

Mit dem Projekt „Einführung der eAkte“ wird die Arbeit für die Verantwortlichen auch nicht beendet sein. Es gilt zahlreiche Arbeitsplätze zeitgemäß auszustatten. Denn die Geräte, Anwendungen und Werkzeuge sollen die Anwender bei der neuen Arbeitsweise unterstützen. Um tatsächlich schneller und effizienter mit der neuen Software zu arbeiten, benötigen viele Nutzer beispielsweise einen zweiten Bildschirm. Aber auch Meeting- und Sitzungsräume müssen neu ausgestattet werden. Nicht zu vergessen sind Mitarbeiter mit körperlichen Einschränkungen, für die ebenfalls ein barrierefreier Zugang zu den neuen IT-Anwendungen gewährleistet sein muss.

Tatsache ist, dass mit der Digitalisierung und Einführung der elektronischen Akte zum ersten Mal Arbeitsprozesse in der Verwaltungsarbeit betrachtet und analysiert werden. Jeder Einzelschritt wird kritisch hinterfragt und nach Möglichkeiten der Verbesserung gesucht. Allein durch dieses Vorgehen gelingt es, in vielen Teilen der Verwaltung Verfahren zu optimieren.

Hohe Anforderungen an den Datenschutz

Ein anderes Projekt ist die Digitalisierung der eingehenden Post. Hierfür müssen ebenfalls neue Strukturen geschaffen werden. Ziel ist hier ein E-Postfach innerhalb der Akte des Referatsleiters, der für ein bestimmtes Aufgabengebiet einer Behörde verantwortlich ist. Dieser verteilt die gescannte Post per Geschäftsgang innerhalb der E-Akte an die jeweiligen Sachbearbeiter, die sie in die entsprechende Fachakte verakten. Das eingescannte Dokument wird in diesem Prozess als das Original angesehen und die Papierform kann nach einer Frist von einigen Wochen vernichtet werden. Voraussetzung hierfür wäre jedoch ein „rechtssicherer Scan“.

Gerade was die Datenschutzanforderungen angeht, stehen viele der digitalen Akte kritisch gegenüber. In vielen Kommunen besteht die Angst, sich angreifbar zu machen im Hinblick auf die rechtlichen Vorgaben. EGovernment wird nur eine breite Akzeptanz finden, wenn Bundes- und Landesbehörden einen rechtssicheren Raum schaffen.

In Bundesländern wie beispielsweise Schleswig-Holstein arbeitet man an einer Portal-Lösung für das Einreichen von Dokumenten. Ziel ist wie bei der Digitalisierung der eingehenden Post ein E-Postfach innerhalb der Akte einzurichten. Für die Mitarbeiter würde dies den Vorteil bringen, nur einen einzigen Eingangskanal betreuen zu müssen. Viele Anträge bedürfen jedoch per Gesetz der Schriftform. Der Gesetzgeber muss daher hier zunächst einige Anpassungen vornehmen.

Es sind noch viele Hürden auf dem Weg zur digitalen Akte zu meistern. Ein Kulturwandel in der Arbeitsweise braucht eben seine Zeit!