Kopierer Leasing
Geld gespart durch Miete statt Kauf

Was kostet ein Kopierer? - Test und Preisvergleich

Die Kosten sind entscheidend bei der Miete, beim Leasing oder Kauf eines Kopierers. Der Preis hängt stark vom gewünschten Funktionsumfang ab. Professionelle Multifunktionsgeräte die kopieren, scannen und faxen können, sind beispielsweise um einiges teurer als einfache Schwarz-Weiß-Drucker. Bevor Sie sich für ein Kopiergerät entscheiden, analysieren Sie vorab den Bedarf in Ihrem Unternehmen. Die Folgekosten eines Kopiergerätes sind abhängig von den Anschaffungskosten. Wenn Sie beim Grundpreis sparen, riskieren Sie oftmals hohe Kopierkosten.

Anschaffungskosten und laufende Kosten für einen Kopierer

Das entsprechende Modell ist letztendlich der ausschlaggebende Kostenfaktor beim Kopierer. Egal ob Tintenstrahl- oder Laserdrucker: beide Drucker haben ihre Vor- und Nachteile. Tintenstrahldrucker gelten als günstiger, beinhalten aber häufig hohe Folgekosten. Das Laser-Modell ist zwar teurer, rentiert sich jedoch bei den Verbrauchsmaterialien.

Die Preisspanne der Geräte klafft je nach Hersteller stark auseinander. Für einen Preis 300 Euro erhalten Sie beispielsweise kleinere und preiswertere Kopierer für das Büro. Einige komplexe Multifunktionsgeräte für ein hohes Kopiervolumen kosten über 2000 Euro. In der Regel sind die Kosten pro Blatt höher, je billiger der Drucker ist. Das liegt daran, wie die Anbieter die Preise für Papier, Tinte und Toner arrangieren. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie sich der Preis eines Kopierers auf die laufenden Kopierkosten auswirken kann.

Der S/W-Kopierer

Anschaffungspreis S/W-Kopierer Kosten pro S/W-Kopie
< 100 Euro 5 bis 8 Cent
< 500 Euro 3 bis 5 Cent
< 1.000 Euro 1,5 bis 4 Cent
1.000 Euro und mehr 0,6 bis 1,5 Cent

Der Farbkopierer

Anschaffungskosten Farbkopierer S/W-Kopie Farbkopie
< 500 Euro 4 bis 7 Cent 40 bis 60 Cent
< 1.000 Euro 2 bis 4 Cent 20 bis 40 Cent
1.000 Euro und mehr 1 bis 3 Cent 8 bis 20 Cent

Lohnt sich die Funktion für besondere Formate und Farbdrucke?

Die Funktion eines Kopierers, neben dem üblichen A4-Format auch A3 Papier zu bedrucken, schlägt sich erheblich auf die Kosten nieder. Ein solches Modell lohnt sich nur, wenn Ihr Unternehmen A3-Kopien genauso häufig wie DINA4-Drucke benötigt. Ebenso verhält es sich mit den Farbkopien. Tonerkartuschen oder Tintenbehälter sind teuer und müssen wieder ersetzt werden. Der daraus entstehende Abfall schadet der Umwelt. Verwenden Sie die Tintenpatronen zu selten, besteht zudem die Gefahr, dass diese austrocknen. Für Farbkopien und besondere Formate beauftragen Sie am besten einen Copyshop.

Laufende Kosten

Neben dem Anschaffungspreis spielen die Folgekosten und Zusatzfunktionen beim Kopierer eine große Rolle. Sie entscheiden, welche Funktionen für den Alltag Ihres Unternehmens wichtig sind und wie viele Kopien Sie benötigen.

Folgekosten Toner oder Tintenpatrone

Die Wahl für einen bestimmten Toner (beim Laserdrucker) oder eine Tintenpatrone (beim Tintenstrahldrucker) hängt von dem jeweiligen Gerät ab. Minderwertige Toner oder Tintenpatronen wirken sich schnell negativ auf die Leistung des Kopierers aus. Im Betriebsalltag kann das Arbeitsprozesse einschränken oder im schlimmsten Fall zum Stillstand bringen. Die Miete eines Kopierers beinhaltet den Wechsel von leeren Tonerkartuschen oder Farbpatronen. Der Service besteht oft auch aus der Entsorgung der Verbrauchsmaterialien. So brauchen Sie sich keine Sorgen um den Sondermüll zu machen.

Folgekosten Papier

Egal, zu welchem Zweck Sie drucken: Für die entsprechende Qualität ist das passende Papier wichtig. Neben Unternehmen, die für Ihre Print-Designs Wert auf Premium-Papier legen, ist auch in herkömmlichen Büros eine gute Druckqualität für Dokumente wie Verträge und Rechnungen erforderlich. Achten Sie beim Kauf immer darauf, ob das Papier nur für spezielle Kopiergeräte geeignet ist. Bezogen auf die Kosten lohnt es sich, Kopierpapier in größern Mengen zu kaufen. Die Pakete mit 2000 Blättern und mehr sind häufig günstiger als dasselbe Produkt in einer kleineren Packung. Organisiert sich Ihr Unternehmen das Papier selbstständig, ist es sinnvoll, im Netz die verschiedenen Hersteller zu vergleichen. Eine Packung mit 2500 Blatt gängigem Universalpapier für den Alltagsgebrauch kostet bei günstigeren Anbietern zwischen fünf und 15 Euro. Der Preis bei teureren Marken beläuft sich auf 20 bis 30 Euro pro Packung.

Illustration eines Kopiergerätes mit fliegenden Blättern

Das Full-Service-Paket für Ihren Kopierer

Die monatliche Lieferung von Tonerkartuschen und Papier, ist beim Mieten oder Leasen eines Kopiergerätes inklusive.

Unsere Partner beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich.


Folgekosten Strom

Jeder bürotaugliche Kopierer benötigt einen Stromanschluss. Ein Kopierer steht während der gesamten Arbeitszeit bereit und wechselt bei Nichtbenutzung in den Stand-By-Betrieb. Obwohl jedes Gerät je nach Hersteller und Funktion einen unterschiedlichen Stromverbrauch aufweist, lassen sich die jährlichen Kosten beispielhaft vorführen.

Beispielrechnung:

Ein Kopierer ist im Extremfall zwischen sechs und 20 Uhr rund 200 Tage im Jahr eingeschaltet. Daraus ergibt sich eine Betriebszeit von 2800 Stunden. Mit einer Leistung von 500 Watt im Stand-By-Modus, summieren sich jährlich 2980 kWh. Beträgt der Preis pro Kilowattstunde 14 Cent, belaufen sich die Kosten im Jahr auf 417,29 Euro.

Elektrogeräte, die die größte Zeit im Stand-By-Modus verbringen, verbrauchen deutlich mehr Strom. Kopieren die Mitarbeiter in einem kleinen Unternehmen insgesamt maximal eine Stunde pro Werktag, steht das Kopiergerät rund 8.560 Stunden im Jahr im Stand-By. Daraus ergibt sich ein Stromverbrauch von 4.280 kWh und es entstehen Kosten von 599 Euro.


Checkliste: Welche Merkmale beeinflussen den Preis des Kopierers?

  • Druck: Benötigen Sie nur Schwarz / Weiß- oder auch Farbdruck?
  • Papier: Reicht das standardmäßige DinA4 Format aus oder sind größere beziehungsweise kleinere Formate notwendig?
  • Auflösung: Ist eine hohe Auflösung, beispielsweise für Printwerbung, erforderlich?
  • Funktionen: Soll das Gerät drucken, scannen, faxen, lochen und binden oder nur kopieren können?
  • Anzahl der Kopien: Wie hoch schätzen Sie das tägliche Kopiervolumen ein?
  • Druckgeschwindigkeit: Wie schnell soll der Kopierer Ihre Dokumente drucken?

Kopierer kaufen, mieten oder leasen

Bevor Sie sich einen Kopierer anschaffen, empfehlen wir, aktuelle Testbericht zu recherchieren. Nach dem Stand von 2019 testete die Stiftung Warentest 183 Geräte nach Qualität- und Kostenfaktoren. Die Wahl für ein Modell fällt vielen Unternehmen nicht leicht. Hochwertige Kopiersysteme sind beratungsintensive Produkte. Deswegen erfordern sie einen kompetenten und zuverlässigen Service. Der Vergleich mehrerer auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Angebote beschleunigt den Entscheidungsprozess und bringt Sie in eine vorteilhafte Verhandlungsposition. Bei Miete oder Leasing eines Kopiergerätes sparen Sie an den Gesamtkosten und sichern sich zusätzlich Serviceleistungen.

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