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5 Gründe für einen Managed Print Service

Jedes Unternehmen ist für die Verarbeitung von Daten auf einen Drucker angewiesen. Ein Managed Print Service kann KMUs dabei helfen, ihre Druckumgebung zu optimieren und die jährlichen Druckkosten um bis zu 30 Prozent zu senken. Wir erklären Ihnen wie.

5 Gründe für einen Managed Print Service

Über 30 Millionen Euro fallen jährlich allein in Deutschland für Druckkosten an - also für die Hardware, die Verbrauchskosten und die EDV-Kosten. Dabei können die wenigsten Unternehmen eine genaue Auskunft über ihr jährliches Druckvolumen und die damit verbundenen Betriebskosten geben. Das ist nicht nur ziemlich unökonomisch sondern auch nicht gerade umweltfreundlich. Laut WWF ist Deutschland, nach den USA, China und Japan, der größte Papierproduzent - und Verschwender. Eine optimale Lösung, um Ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu reduzieren und der Umwelt etwas gutes zu tun, ist ein Managed Print Service.

Was ist ein Managed Print Service?

Ein Managed Print Service ist ein System, das Hardware, Software und Verbrauchskosten reguliert und verschiedene Geräte miteinander verbindet. Also ein Druckmanagement-System. Meistens werden MPS von unabhängigen IT-Unternehmen angeboten, die sich auf die Druckerbranche spezialisiert haben. Aber auch die großen Hardware-Hersteller, wie Xeros oder Epson, bieten verschiedene MPS-Systeme als Dienstleistung an.

Die fünf großen Vorteile eines Managed Print Service

Ein Managed Print Service bietet eine Vielzahl an Vorteilen für KMUs, die sich letztlich in fünf Punkten bündeln lassen:

Grafik die, die fünf großen Vorteile eine Managed Print Service darstellt

Kostenkontrolle

Ein Managed Print Service dokumentiert den Verbrauch von Papier, Tonern und Ersatzteilen. Damit ist für Ihr Unternehmen endlich transparent, wie viel Ihrer Betriebskosten jährlich in Ihre Druckerflotte fließt. Darüber hinaus meldet Ihnen das Druckmanagement-System, falls eine Nachbestellung der Verbrauchsmaterialien notwendig ist. So wird vermieden, dass zum Beispiel noch brauchbare Tonerkartuschen voreilig ausgetauscht werden.

Höhere Sicherheitsstandards

Wenn Sie einen IT-Konzern für einen Managed Print Service engagieren, profitieren Sie von den hohen Sicherheitsstandards. Denn in jedem IT-Unternehmen gibt es mindestens einen Sicherheitsspezialisten. Ein Posten, der in den meisten Firmen fehlt.

Steigerung der Produktivität

Durch ein MPS-System wird ein Großteil der Druckprozesse vollautomatisiert, die vorher noch einen manuellen Zwischenschritt benötigt haben. Damit werden auch Personalkosten gespart, da dem Personal mehr Zeit für wichtigere Aufgaben eingeräumt werden kann. Außerdem verbindet der Managed Print Service alle Drucker, Scanner und Faxgeräte miteinander. Zur Konfigurationen der Geräte braucht es also nur den Zugriff auf ein System. Das spart der EDV-Abteilung viel Zeit bei der Verwaltung.

Individueller Service

Wie schon erwähnt, wird ein MPS meistens von einem IT-Unternehmen, wie auch von den Hardware-Herstellern selber angeboten. In beiden Fällen wird ein Drucksystem nach ihren individuellen Bedürfnissen konzipiert. Denn die Aufgaben und Anforderungen an ein Druck- oder Kopiergerät sind in jedem Konzern anders. So haben moderne Betriebe ein sehr geringes Druckvolumen, während Behörden dazu verpflichtet sind, Originaldrucke anzufertigen und samt Kopien aufzubewahren. Ein weiterer Vorteil, der sich daraus ergibt: Dank der individuellen Betreuung haben Sie bei technischen Problemen immer einen direkten Ansprechpartner. Meistens übernimmt der Betreiber des MPS auch die Lieferung neuer Verbrauchsgüter. Sie können sich also entspannt zurücklehnen.

Umweltfreundlichkeit

In den wenigstens Branchen wird auf den täglichen Papierverbrauch geachtet - meistens in Ermangelung von Zeit. Der MPS dokumentiert Ihren täglichen Papierverbrauch, wodurch Sie diesen schrittweise reduzieren können. Zudem können Sie anhand des MPS auch Voreinstellungen, wie den beidseitigen Druck für gewisse Dokumenttypen, festlegen und so Papier sparen. Neben dem Papierverbrauch überprüft ein MPS-System gleichzeitig den Stand der Tonerkartuschen, damit diese nicht voreilig ausgetauscht werden.


Checkliste: Managed Print Service

Da Sie nun über die Vorteile eines Managed Print Service informiert sind, spielen Sie vielleicht mit dem Gedanken, einen solchen in Anspruch zu nehmen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Fragen vorab zu klären.

  • Wissen Sie, wie hoch Ihr Druckvolumen pro Jahr ist?
  • Wie viele Kopier-, Fax- und Scan-Geräte müssen ins MPS integriert werden?
  • Welche Voreinstellungen sind Ihnen wichtig (Format/Farbe)?
  • Haben Sie bereits einen günstigen Lieferanten für Verbrauchsgüter, oder soll dies auch vom MPS-Anbieter übernommen werden?
  • Sollte Ihr persönlicher Ansprechpartner bei Ihnen in der Nähe sein?