Druckkosten sparen: 7 Tipps für effizienteres Kopieren und Drucken

Die betriebsinternen Druckkosten sind in vielen Unternehmen eine unbekannte Größe, obwohl sie einen hohen Anteil der Betriebskosten ausmachen. In den meisten Fällen gibt es hier ein hohes Potenzial, beim Drucken Kosten zu sparen und das Geld in die eigentlichen Geschäftsprozesse zu investieren. Um Sie bei dem Prozess der Kostenreduzierung zu unterstützen, finden Sie hier die sieben hilfreichsten Tipps zur Druckkostenoptimierung.

Die Liste der Möglichkeiten, um Kosten im Büro zu sparen, ist lang. Wer konsequent nach Quellen der Energie- und Ressourcenverschwendung im Unternehmen sucht und diese Sparpotenziale nutzt, kann die fixen und variablen Kosten im Büro erheblich reduzieren. Ein weiterer Pluspunkt: Umweltschutz und Kostenreduzierung gehen bei vielen Maßnahmen im Büro Hand in Hand. Dies gilt besonders für die Optimierung der Ausgaben für Drucke und Kopien, denn Energieeffizienz und Materialeinsparungen sind die zwei wichtigsten Aspekte beim Einsparen von Druckkosten.

Was sind die Druckkosten überhaupt?

Wenn es um die Anschaffung einer Druckerlösung geht, zählt für viele Unternehmen allein ein niedriger Kaufpreis. Dabei macht dieser nur 5-20 Prozent der gesamten Druckkosten aus! Der größte Teil der Kosten setzt sich zusammen aus:

• Verbrauchsgütern: Ob Tinte, Toner, Papier oder Verschleißteile. Über diese Folgekosten finanzieren die Hersteller den niedrigen Gerätepreis. Doch auch die Stromkosten fallen bei einer gewerblichen Nutzung deutlich ins Gewicht.
• Instandhaltung: Verträge, Rechnungen oder Angebote. Jedes Unternehmen ist in irgendeiner Form auf einen Drucker angewiesen. Ein Ausfall der kompletten Druckerlösung hat Folgen auf Umsatz und Kundenzufriedenheit. Deshalb ist eine regelmäßige Wartung und bei Problemen schnellstmögliche Instandsetzung unabdingbar. Während Leasing- oder Mietkunden hier häufig auf einen inkludierten Service zurückgreifen können, lassen sich Hersteller von direkt gekauften Geräten diese Leistung ordentlich bezahlen.

Entsprechend sollten Sie die Folgekosten mitdenken, wenn Sie bei den Druckkosten sparen möchten. Kalkulieren Sie im Vorfeld Ihren Verbrauch und wählen Sie ein Modell aus, das sich langfristig rentiert.

7 Strategien für umweltbewusstes und kostengünstiges Kopieren und Drucken

Das Zusammenspiel verschiedener Herangehensweisen sowie die konsequente Kontrolle und Steuerung sämtlicher Druck- und Kopierprozesse im Hinblick auf Umweltfreundlichkeit schonen nicht nur Mensch und Natur, sondern auch die Betriebsausgaben nachhaltig. Dabei ist es jedoch nicht mit dem Kauf von Kopierern getan, die mit einem Energielabel ausgezeichnet sind. Druckkostenoptimierung und Umweltfreundlichkeit können nur langfristig unter einen Hut gebracht werden, wenn die hier genannten Strategien handlungsleitend für alle Mitarbeiter und Kollegen werden.

1. Alte Geräte raus!

Haben sich die Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte Ihres Unternehmens in den letzten Jahren nicht verändert, sollten Sie hier schnell einige Änderungen durchführen. Denn die alten Geräte benötigen mehr Energie und Tinte, sind langsamer, störungsanfälliger und bremsen so die Produktivität Ihrer gesamten Unternehmung. Möchten Sie alle diese Funktionen aber behalten, lohnt sich die Anschaffung einen Multifunktionsdruckers. Dieser bringt alle Anwendungen unter einen Hut, lässt sich benutzerfreundlich einrichten und ist eine deutlich sparsamere Alternative zu der veralteten Technik. Nicht das Faxgerät, der Drucker und der Kopierer verbrauchen Energie, sondern nur noch ein einziges Gerät.

2. Vorausschauende, bedarfsorientierte Anschaffungen

Durchschauen Sie den Preiskampf der Hersteller! Das Billigste ist in den seltensten Fällen das Beste und gerade bei Drucklösungen lohnt es sich, auf Erfahrungsberichte oder Tests aus dem Internet zurückzugreifen. Wie verhält sich der Drucker oder Kopierer bei regelmäßiger Dauerbelastung und was kostet die Seite real im Schnitt?

Außerdem sollten Sie und Ihre Kollegen im Vorfeld analysieren, welche Funktionen Sie tatsächlich brauchen oder nutzen möchten. Definieren Sie Ihren Bedarf: Wie oft, wie lange und mit welcher Blattzahl benötigen Sie den Kopierer? Und lohnt es sich, Verbrauchsmaterialien separat zu kaufen und Serviceleistungen extra zu bezahlen? Und damit zu Punkt drei:

3. Mieten statt Kaufen!

Das Leasing oder die Miete eines Druckers ist für viele Unternehmen die bessere Alternative zum Kauf: So sind Sie immer mit den modernsten Geräten ausgestattet, können sich nach Ablauf des Mietvertrages beraten lassen und sich je nach Bedarf neu strukturieren.

Mit den monatlichen Zahlungen für die Miet- oder Leasingverträge bezahlen Sie nicht nur die Hardware, sondern meist auch die Ausstattung mit hochwertigen Verbrauchsmaterialien sowie Wartungs- und Reparaturleistungen oder Managed Print Services. Von der ersten Beratung bis zur regelmäßigen Kontrolle müssen Sie sich um nichts sorgen. Ihr Vertragspartner sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die empfohlene Drucklösung konstant und produktiv nutzen kann.

4. Software-Lösungen und Managed Print Services

Auch andere Unternehmen haben die Intransparenz von betriebsinternen Druckkosten erkannt und reagieren mit passenden Software-Lösungen. Ganz besonders interessant sind hier die Output-Analysen, die den Verbrauch jedes Nutzers dokumentieren und in einem zeitlichen Rahmen zusammenfassen. Der Verantwortliche erhält einen detaillierten Überblick über die einzelnen Kostenpunkte und Prozesse des gesamten Bereiches und kann sehen, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Eine weitere Möglichkeit sind die sogenannten Managed Print Services (MPS). Diese sind häufig bei Miet- oder Leasingverträgen enthalten und decken ein weites Service-Spektrum ab. Dazu gehört ein reduzierter Verbrauch von Ressourcen aller Art. Das spart Druckkosten und kann Ökologie und Ökonomie gewinnbringend verbinden.

5. Druckkosten beim Material sparen

Wie bereits erwähnt, versuchen einige Hersteller von Drucklösungen über die hohen Folgekosten vor allem bei Toner und Tinte ihren Umsatz zu generieren. Eine günstige Alternative sind Produkte von Drittanbietern, die sich auf diese Verbrauchsgüter spezialisiert haben und sie passgenau herstellen. Dadurch, dass diese Unternehmen die geringen Gerätepreise nicht mehr ausgleichen müssen, können sie die häufig recycelten Toner zu einem niedrigeren Preis anbieten. Achten Sie hierbei aber auch auf die Qualität und informieren Sie sich mit Hilfe von Erfahrungsberichten oder Tests.

6. Die richtigen Einstellungen

Sie sind schon im Besitz eines modernen Gerätes, greifen auf Tinte und Toner von Drittanbietern zurück und trotzdem sind Ihnen die Einsparungen zu gering? Dann können Sie mit den richtigen Geräte- und Druckeinstellung die Kosten noch weiter senken.

1. Schwarz-Weiß: Dass ein Schwarz-Weiß-Druck ressourcenschonender ist und für die meisten Angelegenheiten völlig ausreicht, ist den meisten Arbeitnehmern und Arbeitgebern bewusst. Trotzdem wird das Deaktivieren des Farbdrucks häufig einfach vergessen. Deshalb sollten Sie Ihre Standardeinstellungen dahingehend anpassen und nur bei Bedarf auf Farbe wechseln.
2. Duplexdruck: Dabei werden Vorder- sowie Rückseite automatisch und ohne erneutes Papiereinlegen bedruckt. Auch hier reicht es für interne Zwecke völlig aus, beide Seiten eines Blatts zu nutzen.
3. Entwurfsmodus: Gerade wenn Sie viele Kopien anfertigen oder viel ausdrucken müssen, empfiehlt sich der Entwurfsmodus. Der Druck wird dabei insgesamt etwas blasser, aber ist durchaus lesbar. Neben dem geringeren Verbrauch von Tinte zeichnet sich dieser Modus durch eine deutliche Zeitersparnis aus.
4. Eco-Modus: Der Eco-Modus zielt hauptsächlich auf die Reduzierung des Stromverbrauches ab. Er beinhaltet zum Beispiel die automatische Abschaltung des Gerätes nach abgeschlossenem Druckauftrag oder nach einer kurzen Zeitspanne. Im Eco-Modus läuft das Gerät zudem leiser als in den Standardeinstellungen.

7. Verantwortungsvolle Unternehmenspolitik

Die beste Technik bringt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter und Kollegen diese nicht oder falsch nutzen. Deshalb ist es wichtig, das Thema in die Unternehmensleitsätze aufzunehmen und das gesamte Personal dahingehend zu sensibilisieren, nicht jede E-Mail auszudrucken oder die oben genannten Einstellungen zu nutzen. Durch einen bewussten Umgang können Sie hier eine Vorbildfunktion einnehmen und Ihre Druckkosten so auf lange Sicht deutlich senken.

Zudem ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter mit neuen Lösungen und Techniken vertraut machen und diese auch richtig zu nutzen wissen. Dafür können Verantwortliche im Unternehmen oder geschultes Personal der Hersteller kurze Schulungen durchführen, um alle Funktionen und Möglichkeiten zu erläutern.