Managed Print Services

Egal ob ein einzelnes Kopiergerät oder eine ganze Geräte-Flotte: Wer für die unternehmensinternen Kopier- und Printaufgaben auf eine Miet- oder Leasinglösung setzt, kommt in den Genuss vieler Vorteile. Neben der Bilanzneutralität bei der Anmietung eines Kopierers und dem Wegfallen hoher initialer Investitionskosten, sind dies vor allem die umfangreichen Service- und Beratungsleistungen, die Büro- und IT-Systemhäuser anbieten. Auch viele Hersteller von Druckern und Kopierern bieten mittlerweile die Möglichkeit, sämtliche Unternehmensprozesse rund um den Dokumentenoutput auszulagern und von Experten betreuen zu lassen: Diese Managed Print Services (MPS) bieten sich für viele Unternehmen an - unabhängig von der Größe oder der zu betreuenden Anzahl Kopierer oder Drucker.

Beratung und Analyse

Damit ein Unternehmen Druckkosten optimieren kann, muss zunächst der Status Quo ermittelt werden: Welche Geräte sind vorhanden? Wie ist der Standort der Kopierer? Entsprechen die Geräte noch dem aktuellen Stand der Technik? In diesem ersten Schritt soll vor allem festgestellt werden, wie sich die Druckkosten aktuell zusammensetzen und wo die größten Einsparpotenziale liegen. Auch werden die zugrunde liegenden Workflows rund um den Ausdruck oder das Kopieren von Dokumente analysiert: Lassen sich diese z.B. im Hinblick auf Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit optimieren?

Konzept und Strategie

Ist die Druckumgebung gründlich analysiert, können klare Ziele formuliert werden, die das Unternehmen durch den Umstieg auf Managed Print Services erreichen will. Meist steht dabei die Optimierung der Druckprozesse selbst im Vordergrund, um Kosten beim Drucken und Kopieren einzusparen. Ein Ansatzpunkte kann zum Beispiel sein, die Geräteflotte zu modernisieren, um Energie einzusparen. Auch die Zentralisierung von Standorten und Druckaufträgen für Kopierer oder Drucker kann ein großes Einsparpotenzial bieten. Häufig kann durch eine professionell geplante Aufstellung der Kopierer und Drucker an wenigen, optimal gewählten Standorten die notwendige Anzahl der Geräte reduziert und minimiert werden.

Implementierung von Prozessen und Hardware

Steht das Konzept zur Druckkostenoptimierung, geht es an die Umsetzung im Unternehmen. Neue Geräte oder Software für das Dokumentenmanagement oder Druckmanagement müssen installiert und implementiert werden (der sog. Rollout). Die gebrauchten oder veralteten Geräte müssen entsorgt werden und die Mitarbeiter in der neuen Hardware, Software und den neuen Prozessen geschult werden. Nur wenn die Neuerungen komplett transparent kommuniziert worden sind und jedem Kollegen vermittelt wurden, können die Einsparpotenziale durch MPS ihre volle Wirkung entfalten. Auch hier bieten Managed Print Service Anbieter durch die Schulung der Belegschaft eine wertvolle Hilfestellung.

Service und Wartung

Eine optimale Kopierer- und Druckerinfrastruktur ist Wartungs- und Serviceintensiv. Doch auch dieser Aspekt ist bei Managed Print Services keine Not, sondern eine Tugend. Remote Support und Vor-Ort-Service sind bei MPS Standard. Reparaturen und technische Unterstützung sind genauso Bestandteil der umfangreichen Wartungsverträge, wie auch die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner. Moderne Geräte übermitteln sogar automatisch ihren Bedarf eines neuen Toners oder von Papier an den MPS-Partner - der dann prompt und frei Haus nachliefert.

Entwicklung und Modernisierung

Unternehmen, die langjährig mit einem Managed Print Service Anbieter zusammenarbeiten, haben mit den Jahren einen Berater gewonnen, der alle Prozesse und Strukturen im Unternehmen rund um Drucken und Kopieren ausführlich kennt. Ansätze zur Modernisierung von Druckprozesse zu finden und immer neue Einsparpotenziale zu identifizieren, fällt so im Laufe der Zeit immer leichter. Das Unternehmen wächst, erschließt neue Geschäftsbereiche oder expandiert ins Ausland? Kein Problem, der MPS-Partner hilft auch hier bei der Analyse, Implementierung und der Wartung der neuen Kopier- und Druckprozesse.

• Vorteile von Managed Print Services