7 Tipps zum Senken Ihrer Druckkosten
Die betriebsinternen Druckkosten - in vielen Unternehmen eine unbekannte Größe, obwohl sie einen hohen Anteil der Betriebskosten ausmachen. In den meisten Fällen gibt es hier ein hohes Potenzial die Kosten zu senken und in die eigentlichen Geschäftsprozesse zu investieren.
Was sind die Druckkosten?
Wenn es um die Anschaffung einer Druckerlösung geht zählt für viele Unternehmer und Privatpesonen allein ein niedriger Anschaffungspreis. Und genau das ist die gut durchdachte Marketingstrategie der Hersteller. Diese schrauben ihre Preise immer weiter herunter, sodass sich der Konsument, fehlgeleitet von einem augenscheinlichen Schnäppchen, für ein Produkt aus ihrem Hause entscheidet.
Dabei machen die Kosten für die eigentliche Hardware nur 5 - 20 Prozent der gesamten Druckkosten aus! Der größte Teil der Kosten setzt sich zusammen aus:
- Verbrauchsgütern: Ob Tinte, Toner, Papier oder Verschleißteile. Über diese Folgekosten finanzieren die Hersteller den niedrigen Gerätepreis. Doch auch die Stromkosten fallen bei einer gewerblichen Nutzung deutlich ins Gewicht.
- Instandhaltung: Verträge, Rechnungen oder Angebote. Jedes Unternehmen ist in irgendeiner Form auf einen Drucker angewiesen. Ein Ausfall der kompletten Druckerlösung hat Folgen auf Umsatz und Kundenzufriedenheit. Deshalb ist eine regelmäßige Wartung und bei Problemen schnellstmögliche Instandsetzung unabdingbar. Während Leasing- oder Mietkunden hier häufig auf einen inkludierten Service zurückgreifen können, lassen sich Hersteller von direkt gekauften Geräten diese Leistung ordentlich bezahlen.
Um Sie bei dem Prozess der Kostenreduzierung zu unterstützen finden Sie hier die sieben hilfreichsten Tipps zur Druckkostenoptimierung:
1. Vorausschauend Kaufen
Durchschauen Sie den Preiskampf der Hersteller! Das Billigste ist in den seltensten Fällen das Beste und gerade bei Drucklösungen lohnt es sich auf Erfahrungsberichte oder Tests aus dem Internet zurückzugreifen. Wie verhält sich der Drucker oder Kopierer bei regelmäßiger Dauerbelastung und was kostet die Seite real im Schnitt? Denn auf Angaben der Hersteller ist hier selten Verlass!
Außerdem sollten Sie und Ihre Kollegen im Vorfeld analysieren, welche Funktionen Sie tatsächlich brauchen oder nutzen möchten. Und damit zu Punkt 2:
2. Alte Geräte raus!
Haben sich die Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte Ihres Unternehmens in den letzten Jahren nicht verändert, sollten Sie hier schnell einige Änderungen durchführen. Denn die alten Geräte benötigen mehr Energie und Tinte, sind langsamer, störungsanfälliger und bremsen so die Produktivität Ihrer gesamten Unternehmung. Möchten Sie alle diese Funktionen aber behalten, lohnt sich die Anschaffung einen Multifunktionsdruckers. Dieser bringt alle Anwendungen unter einen Hut, lässt sich benutzerfreundlich einrichten und ist eine deutlich sparsamere Alternative zu der veralteten Technik.
3. Materialkosten senken
Wie bereits erwähnt versuchen die Hersteller von Drucklösungen über die hohen Folgekosten ihren Umsatz zu generieren. Diese äußern sich vor allem bei Toner und Tinte, die bei einem kompletten Austausch häufig genauso teuer sind wie das Gerät selbst. Eine günstige Alternative sind Produkte von Drittanbietern, die sich auf diese Verbrauchsgüter spezialisiert haben und passgenau herstellen. Dadurch, dass diese Unternehmen die geringen Gerätepreise nicht mehr ausgleichen müssen, können sie die häufig recycelten Toner zu einem niedrigeren Preis anbieten. Achten Sie hierbei aber auch auf die Qualität und informieren Sie sich mit Hilfe von Erfahrungsberichten oder Tests.
Die Gerätehersteller warnen häufig vor Produkten von Drittanbietern und versuchen ihre Kunden am Kauf zu hindern. Lassen Sie sich davon nicht täuschen und vertrauen Sie auf die Erfahrungen anderer. Zusätzlich ist Ihnen die Geräte-Garantie trotz Nutzung von Fremdprodukten weiterhin gesetzlich zugesichert.
4. Software Lösungen und Managed Print Services
Auch andere Unternehmen haben die Intransparenz von betriebsinternen Druckkosten erkannt und reagieren mit passenden Software Lösungen. Ganz besonders interessant sind hier die Output-Analysen, die den Verbrauch jedes Nutzers dokumentieren und in einem zeitlichen Rahmen zusammenfassen. Der Verantwortliche erhält einen detaillierten Überblick über die einzelnen Kostenpunkte und Prozesse des gesamten Bereiches und kann sehen, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.
Eine weitere Möglichkeit sind die sogenannten Managed Print Services. Diese sind häufig bei Miet- oder Leasingverträgen enthalten und decken ein weites Service-Spektrum ab. Von der ersten Beratung bis zur regelmäßigen Wartung und Kontrolle - als Kunde müssen Sie sich zu keinem Zeitpunkt um etwas sorgen. Ihr Vertragspartner sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die empfohlene Drucklösung konstant und produktiv nutzen kann.
5. Einstellungen
Sie sind schon im Besitz eines modernen Gerätes, greifen auf Tinte und Toner von Drittanbietern zurück und trotzdem sind Ihnen die Einsparungen zu gering? Dann können Sie mit den richtigen Geräte- und Druckeinstellung die Kosten noch weiter senken.
- Schwarz-Weiß: Dass ein Schwarz-Weiß-Druck ressourcenschonender ist und für die meisten Angelegenheiten völlig ausreicht, ist den meisten Arbeitnehmern und Arbeitgebern bewusst. Trotzdem wird das Deaktivieren des Farbdrucks häufig einfach vergessen. Deshalb sollten Sie Ihre Standardeinstellungen dahingehend anpassen und nur bei Bedarf auf Farbe wechseln.
- Duplexdruck: Heutzutage verfügen die meisten Druck- und Kopierlösungen über die Möglichkeit eines Duplex-Drucks. Dabei werden Vorder- sowie Rückseite automatisch und ohne erneutes Papiereinlegen bedruckt. Auch hier reicht es für interne Zwecke völlig aus beide Seiten eines Blatts zu nutzen.
- Entwurfmodus: Gerade wenn Sie viele Kopien anfertigen oder viel ausdrucken müssen empfiehlt sich der Entwurfmodus. Der Druck wird dabei insgesamt etwas blasser, aber ist durchaus lesbar. Neben dem geringeren Verbrauch von Tinte verläuft das Drucken in diesem Modus deutlich schneller als im normalen Modus ab.
- Eco-Modus: Der Eco-Modus zielt hauptsächlich auf die Reduzierung des Stromverbrauches ab. Er beinhaltet zum Beispiel die automatische Abschaltung des Gerätes nach abgeschlossenem Druckauftrag oder nach einer kurzen Zeitspanne. Im Eco-Modus läuft das Gerät zudem leiser als in den Standardeinstellungen.
6. Verantwortungsvolle Unternehmenspolitik
Die beste Technik bringt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter und Kollegen diese nicht oder falsch nutzen. Deshalb ist es wichtig das Thema in die Unternehmensleitsätze aufzunehmen und das gesamte Personal dahingehend zu sensibilisieren. Gerade „ältere“ Kollegen können noch daran gewöhnt sein jede E-Mail auszudrucken, oder der Werksstudent nutzt den Unternehmensdrucker um seine Uniskripte groß und in Farbe aufs Papier zu bringen. Durch einen bewussten Umgang können Sie hier eine Vorbildfunktion einnehmen und Ihre Druckkosten so auf lange Sicht deutlich senken.
Zudem ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter mit neuen Lösungen und Techniken vertraut machen und diese auch richtig zu nutzen wissen. Dafür können Verantwortliche im Unternehmen oder geschultes Personal der Hersteller kurze Schulungen durchführen, um alle Funktionen und Möglichkeiten zu erläutern.
7. Mieten statt Kaufen!
Die Miete ist oft die bessere Alternative zum Kauf: Sie sind immer mit den modernsten Geräten ausgestattet und können sich nach Ablauf des Mietvertrages neu beraten lassen und sich je nach Bedarf neu strukturieren. Zudem bieten die angesprochenen Managed Print Services eine gute Möglichkeit den Prozess von Anschaffung bis zum alltäglichen Gebrauch zusammen mit Profis perfekt zu gestalten. Mit Ihren monatlichen Zahlungen bezahlen Sie nicht nur die Hardware, sondern in vielen Fällen auch die Ausstattung mit qualitativ hochwertigen Verbrauchsmaterialien sowie Wartungs- und Reparaturleistungen.
